Selectie-achterstand
Het Rijk kampt met een grote achterstand in het selecteren en vernietigen van zijn archieven
Een van de redenen is dat de gehanteerde methoden voor selectie te kostbaar waren.
De kosten van het huren van extra opslagruimte bleken vaak lager dan die van vernietiging.
Inmiddels heeft de wetgever zichzelf de verplichting tot vernietiging opgelegd en is, in het
kader van het hiervoor genoemde PIVOT project, gewerkt aan de ontwikkeling van een
efficiëntere methode van selectie. Met name het rapport Jeurgens heeft nuanceringen in de
methode aangebracht en de aandacht ook op het belang van particuliere gevestigd.
Wet
Zowel voor overheidsorganen als privaatrechtelijke organisaties zijn er wettelijke
bepalingen voor bewaren en vernietigen van archiefbescheiden. Het Burgerlijk
Wetboek en diverse belastingwetten bevatten voorschriften voor bewaartermijnen
van financiële documenten. Vergelijkbare regels zijn er voor documenten die
pensioenrechten waarborgen, of voor persoonsgegevens.
Voor overheidsarchieven stelt de Archiefwet 1995 en bijbehorende uitvoeringsbeslui
ten beperkingen en regels. Zo mag in beginsel alleen vernietigd worden wanneer het
bevoegd gezag daarvoor een selectielijst heeft vastgesteld. Zie voor de feitelijke verwij
dering, hetzij door vernietiging, hetzij door overbrenging, paragraaf 4.4.
3.3 Procedures
Wie beslist
Mag het archiveringsysteem (of meer persoonlijk: de archivaris) zelfstandig de selec
tiebeslissing nemen? Of de functionaris die de documenten behandelde? Of diens
chef? Of is het top-management de uiteindelijke beslisser?
Voor particuliere archieven zal het laatste meestal het geval zijn, binnen de wettelijke
regels. Voor overheidsarchieven zijn op basis van de Archiefwet 1995 zorgvuldige pro
cedures opgesteld, die willekeur bij waarderen en selectie moeten voorkomen.
Kwaliteit
De belangrijkste kwaliteitseis ten aanzien van selectie is die van verantwoording.
De gevolgen van selectiebeslissingen zijn ingrijpend, hun grondslag en effect moeten
als metadata gedocumenteerd worden. Waardering en selectie moeten verlopen via
waarderen en selecteren