Waarderen en selecteren
3.1 Doelen van selectie
Begrip
Waarderen is het bepalen welke redenen er zijn om archiefdocumenten nog langer te
bewaren; waarderen is het maken van een keuze. Zoals de term aangeeft, is het waarde
bepaling. Het gaat dan om de waarde voor de organisatie zelf (juridische waarde,
administratieve waarde, fiscale waarde, of zelfs emotionele waarde). Het is dus het
vaststellen welke documenten op den duur uit het archiveringsysteem verwijderd
mogen worden en welke niet. Positief uitgedrukt is waarderen de activiteit om te
bepalen hoe lang het systeem archiefdocumenten moet bewaren. De waardering kan
leiden tot de vernietiging van documenten, tot voortdurende bewaring en tot het over
dragen aan een ander archiveringsysteem. Dit laatste kan een instelling zijn die speciaal
is ingericht voor lange-termijn bewaring, zoals een openbare archiefbewaarplaats
(zie paragraaf 1.5).
Selectie is de administratieve verwerking van de waardering, bijvoorbeeld door op de
dozen te schrijven in welk jaar ze vernietigd kunnen worden of in een documentair
structuurplan (zie daarvoor paragraaf 5.1) het resultaat van de waardering aan te
geven. In records management applicaties of applicaties voor documentaire structuur
plannen kan de bewaartermijn op verschillende niveaus worden aangegeven: docu
ment, dossier, serie, of zelfs per type bedrijfsproces.
Waardering en selectie liggen in elkaars verlengde, ze kunnen niet los van elkaar
worden gezien. Dikwijls wordt in de praktijk slechts van selectie gesproken als het om
het hele proces gaat. Vooral in aansluiting met de internationale literatuur maak ik
hier dat onderscheid wel; daar worden appraisal en selection als afzonderlijke, zij het
verwante, begrippen gehanteerd. Hetzelfde doet Hans Waalwijk voor Nederland in
zijn "De Toren van Babel", gepubliceerd in Selectie, het Jaarboek 2004 van de
Stichting Archiefpublicaties.
Waarom
Het bewaren en beheren van archiefdocumenten kost geld. Daar moet dus een
erkend nut of een wettelijke verplichting (of beide) tegenover staan. Als archiefdocu-
49
