Continuïteit - het systeem moet steeds beschikbaar zijn en het gebruik van
documenten in de toekomst kunnen garanderen.
Effectiviteit - het systeem moet adequaat reageren op wensen van de gebrui
ker, uiteraard binnen de door de wetgever en organisatie gestelde regels.
Efficiëntie - het systeem mag de gebruiker niet hinderen, in die zin dat deze
onnodige extra handelingen moet verrichten om documenten te laten
opslaan of op te vragen. Met andere woorden, de integratie in werkprocessen
moet optimaal zijn.
Tijdigheid - het systeem moet nieuwe documenten tijdig in het archief
opnemen en gevraagde documenten beschikbaar stellen op het moment
wanneer dat nodig of gewenst is.
Gebruiksvriendelijk - het systeem moet minimale inspanning van de
gebruiker vergen.
Beheerder
Uiteraard zijn de gebruikseisen leidend voor de ontwerper en beheerder van het
systeem. Toch zullen deze ook op een aantal specifieke beheersaspecten letten:
Flexibiliteit - het systeem moet gemakkelijk aan te passen zijn aan veranderin
gen in de organisatie of technologie.
Onderhoudbaarheid - het systeem moet goed te onderhouden zijn. Dat betreft
vanzelfsprekend de technische componenten (software), maar ook de proce
dures en regels.
Portabiliteit of overdraagbaarheid - het systeem mag niet afhankelijk zijn van
een bepaalde technologie of persoon.
Connectiviteit - het systeem moet kunnen samenwerken met andere
informatiesystemen.
Inpasbaarheid - het systeem moet passen in de totale infrastructuur, zowel in
technisch als in organisatorisch opzicht.
Onpartijdig
Aan de eis dat het archiveringsysteem integer moet zijn, voegde ik het element
onpartijdigheid toe met een verwijzing naar functiescheiding, zoals dat ook in de
financiële administratie wordt toegepast. Onpartijdigheid betekent dat de mensen
die verantwoordelijk zijn voor de archivering en het archiveringsysteem zelf geen
direct belang hebben bij de inhoud van de documenten of de werkprocessen
waarop ze betrekking hebben.
Onpartijdigheid is echter nooit helemaal uit te sluiten, mensen maken fouten,
het archiveringsysteem