integriteit van het archief als geheel te behouden. Het is mogelijk deze algemene eis
te preciseren.
De NEN-ISO 15489-1:2001 norm voor informatie- en archiefmanagement (zie para
graaf 1.1) noemt betrouwbaarheid, integriteit, in overeenstemming met eisen die
bedrijfsvoering stelt en eist een volledige 'documentaire dekking' van alle bedrijfs
processen. Verder zegt de norm dat archivering systematisch moet plaatsvinden, dat
het archiveringsysteem op een ontwerp moet stoelen. We voegen hier nog enkele, aan
de informatiewetenschap ontleende eisen aan toe.
Kwaliteit
De kwaliteit van informatiesystemen mag zich de laatste jaren in een zekere belangstelling ver
heugen. Dat heeft ondermeer te maken met het streven van de computer- en software industrie
een ISO 9000 kwaliteitscertificaat te verwerven. Auteurs als Olsen Davis in de Verenigde
Staten en Bemelmans, Bots en Delen cs. in Nederland hebben zich bezig gehouden met een
classificatie van kwaliteitsattributen. De nadruk ligt op snelheid, gebruiksvriendelijkheid, over
draagbaarheid, continuiteit en flexibiliteit. De archiefwetenschap heeft zich altijd sterk gericht
op de kwaliteit van het document en het archief, vooral in termen van duurzame authenticiteit,
volledigheid en structuur. Beide benaderingen vullen elkaar overigens heel goed aan.
Gebruiker
Vanuit het perspectief van de gebruiker moet het archiveringsysteem tenminste aan
de volgende eisen voldoen:
Betrouwbaarheid - het behouden van de kwaliteit en integriteit van de docu
menten; het beschermen tegen onterechte inzage.
Integriteit en onpartijdigheid - het systeem heeft geen inhoudelijk belang bij
de documenten en de werkprocessen waarin ze een rol spelen.
Onpartijdigheid is bijna een voorwaarde voor betrouwbaarheid (functie
scheiding). Iets verderop plaats ik hierbij enkele kanttekeningen.
Overeenstemmend met eisen die gesteld worden aan de organisatie, zowel
vanuit het perspectief van bedrijfsvoering als van verantwoording.
Het systeem moet er dus voor zorgen dat het archief die documenten bevat die
op enig moment voor enig doel nodig zijn.
Volledigheid - het systeem moet in staat zijn alle werkprocessen op gelijke
wijze te ondersteunen, met andere woorden, het systeem beheert het archief
van de hele organisatie en stelt de gearchiveerde informatie beschikbaar aan
de hele organisatie.
archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding