dan de doelen van de eigen organisatie, maar heeft ook oog voor maatschappelijke en eventuele wetenschappelijke of cultuur-historische belangen. De documenten die het archiveringsysteem beheert, zijn gemaakt en ontvangen in andere informatiesystemen, binnen en buiten de organisatie. Het archiveringsysteem onderhoudt dus nauwe relaties met die andere, procesgebonden informatiesystemen. Je zou kunnen zeggen dat een archiveringsysteem een ondersteunende en faciliteren- de rol vervult voor andere informatiesystemen, onder meer door het beheer van gege vens over te nemen die voor het oorspronkelijke bedrijfsproces niet meer van dagelijks belang zijn of waarvan ook andere informatiesystemen gebruik moeten kunnen maken. Een archiveringsysteem is zo een infrastructureel instrument, dat in staat is een intermediaire rol tussen de verschillende bedrijfsinformatiesystemen te vervullen, en niet alleen tussen specifieke informatiesystemen, maar ook tussen de meer algemene kantoorfuncties, zoals correspondentie, verslaglegging enz. In een geautomatiseerde administratieve omgeving zal een groot deel van de archivering uiteraard geautomatiseerd plaats vinden. Een duidelijke meerwaarde die het archiveringsysteem biedt ten opzichte van proces gerichte informatiesystemen is dus zijn organisatiebrede werking. De documenten die het beheert zijn immers - met uitzondering van vertrouwelijke documenten - direct voor alle werkprocessen beschikbaar. Een goed werkend archiveringsysteem zorgt er voor dat wat in het archief zit, daar niet alleen veilig is opgeborgen (of begraven), maar juist raadpleegbaar voor ieder die daaraan behoefte heeft en daartoe bevoegd is. Een brochure van het overheidsprogramma Digitale Duurzaamheid drukte dat heel sterk in zijn titel uit: het geheugen als actieve kracht. Het archiveringsysteem houdt de informatie duurzaam bruikbaar. het archiveringsysteem

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 37