van de onderneming. Hetzelfde geldt voor documenten die te beschouwen zijn als onderdeel van het bedrijfskapitaal omdat ze specifieke kennis bevatten, intellectual capital zijn. Zo hebben technische bedrijven hun tekeningen en bestekken archief wel in orde; andere delen van de administratie kunnen echter verwaarloosd zijn. Hetzelfde kan gezegd worden van de contracten. Banken en verzekeringsmaatschap pijen daarentegen, hechten traditioneel altijd veel belang aan goed archiefbeheer op alle onderdelen. Maar zelfs al is voor veel bedrijven archivering een sluitpost op de begroting, er is een archiveringsfunctie en de componenten van een archivering systeem zijn aanwezig - zij het lang niet altijd van de noodzakelijke kwaliteit en soms nauwelijks zichtbaar. 2.2 Functie en componenten van het archiveringsysteem Onderdelen De gegeven definitie van archiveringsysteem bestaat uit twee onderdelen. Het eerste zegt iets over het doel van het systeem, namelijk het vormgeven van de archiverings functie, dus het verwerven, beheren en beschikbaarstellen van archiefdocumenten. Het tweede onderdeel zegt iets over de componenten waarmee het systeem de archive ringsfunctie vorm geeft: het geheel van mensen, documenten, metadata, processen, procedures, methoden, regels kennis en middelen - de zichtbare componenten van het systeem derhalve. Systemen Een archiveringsysteem is een informatiesysteem, maar dan wel een bijzonder informatiesysteem, zowel naar functie als naar inhoud. De informatie (de archief documenten) die het bevat, is gegenereerd in en door de werkprocessen van de orga nisatie; de archiefdocumenten worden beheerd door het archiveringsysteem om door diezelfde en andere processen te worden bevraagd. Het systeem zorgt ervoor dat alle noodzakelijke informatie - althans voor zover ooit gemaakt of ontvangen - aanwezig is en de vereiste kwaliteit behoudt. Dit geldt op zichzelf voor de meeste informatiesys temen. Wat het archiveringsysteem onderscheidt, is dat het in beginsel voor de gehele organisatie werkt en een grotere reikwijdte heeft dan specifieke systemen zoals bij voorbeeld financiële informatiesystemen, vergunningsystemen, verkoopsystemen, of applicaties voor voorraadbeheer, die een beperkter doel en een kleinere doelgroep hebben. Het archiveringsysteem kijkt over de grenzen van het enkele bedrijfsproces en neemt ook (en vooral) de belangen van de hele organisatie als uitgangspunt voor de beheerbeslissingen die het neemt. Een optimaal archiveringsysteem kijkt verder archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 36