Systeem We beschouwen de archiveringsfunctie als een systeem, om precies te zijn als een deel systeem van de organisatie. De systeembenadering is een hulpmiddel bij de analyse van complexe problemen. Oorspronkelijk afkomstig uit de biologie wordt ze tegenwoordig veel toegepast in de organisatiekunde. Een systeem is een af te bakenen geheel van ele menten en relaties tussen elementen gericht op een bepaald doel. Zo kan een auto als een systeem gezien worden, een stoel, organisaties of delen van organisaties. De meeste systemen zijn open systemen, dat wil zeggen, ze zijn interactief met hun omgeving. Zo onderhoudt een onderneming relaties met leveranciers en klanten, koopt grond stoffen in, levert eindproducten, is onderhevig aan wet- en regelgeving en gevoelig voor wat maatschappelijk verantwoord is. Een systeem kan worden onderverdeeld in deelsystemen. Een auto bestaat uit deelsystemen als de motor, de carrosserie, het elektrische systeem en de besturing. Een fabriek uit een productieafdeling, een personeelsafdeling, het machinepark en de boekhouding. Zo beschouwen we de archiveringsfunctie als een deelsysteem van een organisatie. Systeem Het woord systeem is bijna even vaak gebruikt als niet begrepen. De systeemleer stelt dat wat een systeem is afhankelijk is van de beschouwer: elk concreet of abstract deel van de werke lijkheid kan als systeem gezien worden, een auto, een meubel, een groep mensen. Kenmerkend is dat een systeem een geheel is, of althans als geheel wordt beschouwd. Het kan worden onderscheiden van zijn omgeving. Het systeem heeft relaties met zijn omge ving. Intern bestaat het systeem uit elementen (of entiteiten) en relaties tussen die elementen. Een formele definitie van systeem is: een verzameling entiteiten met de verzameling relaties die onderling tussen de entiteiten bestaan." In deze zin vatten we het archiveringssysteem op. De entiteiten zijn de elementen waaruit het bestaat, de relaties de functies die het voor zijn omgeving (de organisatie, de maatschappij) verricht. Definitie De archiveringsfunctie is een persoonlijke of organisatorische functie met als doel het beheer en de beschikbaarstelling van procesgebonden informatie die de persoon of organisatie nodig heeft voor de uitvoering van taken of het afleggen van verantwoor ding. Een archiveringsysteem is het geheel van documenten, metadata, processen, archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 34