Het archiveringsysteem 2.1 Archiveringsfunctie en archiveringsysteem Functie Het maken, ontvangen en verzenden van archiefdocumenten is geen op zichzelf staande activiteit, maar gebeurt steeds in het kader van een bepaalde activiteit, een werkproces waarin de documenten een rol spelen. Archivering heeft als doel de werk processen te documenteren en bevraging vanuit werkprocessen mogelijk te maken; het ligt dan ook min of meer voor de hand dat de archivering wordt afgestemd op de werkprocessen. Archivering is allereerst een functie die nauw samenhangt met de processen die ze moet ondersteunen. Voor de nadere analyse van de archiveringsfunctie nemen we een complexere organi satie met een duidelijke arbeidsverdeling als uitgangspunt. In kleinere organisaties hebben medewerkers vaak een aantal verschillende taken, waardoor het zicht op de bedrijfsfuncties enigszins vertroebeld kan raken. Wanneer functionarissen expliciet belast zijn met de archivering is het veel duidelijker te zien uit welke activiteiten de functie bestaat, dan wanneer archivering een ondergeschikt onderdeel van een hoofdtaak is. Arbeidsverdeling In een eenmansbedrijf verricht de ene persoon alle noodzakelijke activiteiten. Een startende ondernemer die een garagebedrijfje begint, repareert auto's, staat klanten te woord, onderhan delt met leveranciers, koopt in, verkoopt, geeft benzine, houdt de voorraden bij, berekent de kosten, en veegt 's avonds voor het naar huis gaan de werkplaats nog even aan. Breiden de zaken uit en komt er een monteur bij, dan kan de baas zich meer met de klant bezig houden. Bij verdere groei komen er meer monteurs, een magazijnmeester, een pompbedien de, een chef-monteur, verkopers, een administrateur en een schoonmaker, elk met een speci fieke taak. De baas houdt zijn handen schoon, geeft globaal leiding bezig, praat met klanten en leveranciers en bepaalt de strategie. Taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Een monteur loopt niet zelf het magazijn in om een onderdeel te zoeken, maar levert een bon netje in bij de magazijnchef. Werkbriefjes en onderdelenbonnetjes en urenstaten gaan naar de administratie voor het opmaken van de rekening. 31

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 33