Overigens is de auteur niet altijd dezelfde persoon als degene die het document maakt. De documenten die op naam van een minister uitgaan, zijn in de regel door één van de ambtenaren opgesteld en tenslotte door een secretarieel medewerker in de uiteindelijke vorm gegoten en op formeel briefpapier geprint. De minister is evenwel de formele auteur, zelfs als hij of zij het stuk niet persoonlijk heeft ondertekend. Voor elk archiefdocument zijn de authenticiteit en de autoriteit van belang. Is het document wat het beweert te zijn: is het werkelijk afkomstig van degene wiens naam als afzender is vermeld; is het duidelijk aan wie het gericht is en heeft het document de kracht te bewerkstelligen waarvoor het is gemaakt? Daarom zijn de meeste docu menten dan ook ondertekend door daartoe bevoegde personen. Hoe belangrijker het document voor een bepaalde activiteit, hoe hoger de eisen die aan de authenticiteit worden gesteld. Voor documenten met een tevoren bekende, noodzakelijke juridische bewijskracht, worden daarom speciale functionarissen ingeschakeld, zoals notaris sen. Zij zijn daartoe bij wet met de autoriteit bekleed. Authenticiteit is niet hetzelfde als waar, de inhoud van een authentiek document kan onjuist zijn. Daar staat tegenover dat een niet-authentiek document, of zelfs een ver valsing, een correcte weergave van de feiten kan zijn waarover het spreekt. Kwaliteitzorg In complexe organisaties zijn verschillende personen betrokken bij het maken van documenten. Nemen we een gemeentelijke overheidsorganisatie als voorbeeld, dan zien we in de eerste plaats de ambtenaar die een zaak moet afhandelen, zoals de afgifte van een bouwvergunning. De behandelend ambtenaar beoordeelt de aanvraag op juistheid van de vorm, volledigheid van de inhoud en de redelijkheid van de aan vraag, wint advies in bij brandweer en commissie van welstand, bestudeert de bestaande regelgeving, bekijkt wat in vergelijkbare gevallen eerder besloten is, zorgt voor ter inzage legging en publicatie, en stelt uiteindelijk een concept-besluit op. Een adviesaanvraag zal in de regel gebeuren door middel van een intern memo, met meezending van (een kopie van) de aanvraag. Voor de toetsing aan de regelgeving zal de ambtenaar een exemplaar van de betreffende verordening gebruiken, waarvan hij of zij weet dat deze betrouwbaar is. Het concept-besluit legt de ambtenaar eerst voor aan de verantwoordelijke chef, die deze na controle zal paraferen. Eventueel gaat het concept-besluit nog langs andere afdelingen voor een medeparaaf. De secretarie zet vervolgens het concept-besluit over in de vorm van een besluit van B&W, dat vervol gens in het college wordt vastgesteld. Van dat besluit wordt tenslotte de vergunning gemaakt en aan de aanvrager gezonden. archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 22