NEN-ISO 15489 De eerder genoemde norm voor informatie- en archiefmanagement (zie blz. 13) stelt aan organisaties die aan de standaard willen voldoen de verplichting om hun activi teiten adequaat met documenten te ondersteunen. Dat betekent niet dat alles vast gelegd moet worden, maar wel die handelingen en activiteiten waarover verantwoor ding afgelegd moet worden. De standaard zegt niet om welke processen het gaat, dat zal elke organisatie voor zichzelf moeten uitmaken. De norm ziet als onderdeel van informatie- en archiefmanagement dus ook de creatie van documenten; daarin gaat zij verder dan wat althans in Nederland gebruikelijk is. Informatie Niet alle vastgelegde informatie is een archiefdocument. Boeken, bijvoorbeeld, zijn meestal geschreven en gepubliceerd om verkocht en gelezen te worden. Mensen kopen of lenen die boeken naar willekeur, ter ontspanning of ter lering. Ze kunnen bronnen van informatie zijn, maar vervullen zelden een actieve, elementaire rol in een werkproces. Het onderscheid tussen archiefdocumenten en andere documenten is niet of ze al of niet gedrukt zijn. De gedrukte circulaires die het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap produceert en verspreidt onder scholen, zijn voor de ontvangende scholen wel degelijk archiefdocumenten. Archiefdocumenten kunnen alle mogelijke vormen hebben: handgeschreven teksten op papier of perka ment, getekende plattegronden, foto's, drukwerk, fotokopieën van andere documen ten, en niet te vergeten verschillende vormen van digitale documenten. Zelfs voorwerpen kunnen archiefdocument zijn. Modellen en maquettes die ingenieurs en architecten gebruiken voor het ontwerp van complexe constructies vervullen eenzelf de functie in het proces als de ontwerptekeningen en bestekken. Niet de vorm van het document bepaalt of het een archiefdocument is, maar de functie: de rol die het document vervult bij de uitvoering van activiteiten en de even tuele controle daarop; de relatie met het werkproces dus. Evenmin dicteert de bewaartermijn of een document een archiefdocument is. Sommige niet-archiefdocumenten blijven tot in lengte van dagen bewaard, de meeste archief documenten is evenwel geen lang leven beschoren. Ook de plaats waar het document bewaard wordt, is niet bepalend voor de status. Zo bevinden zich in het Rijksmuseum scheepsmodellen die ooit gebruikt zijn als ontwerp voor Oost-Indiëvaarders en formeel tot het archief van de Verenigde Oost-Indische Compagnie behoren dat in de depots van het Nationaal Archief berust. Niettemin zijn het archiefdocumenten. Het functionele verband tussen archiefdocumenten en activiteiten is de kern van de archivistiek en is dan ook het centrale thema van dit boekje. archiveren

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 19