1.2 Functies van archiveren Emoties Een reden om documenten te bewaren zijn emotionele overwegingen. Dat geldt vooral voor persoonlijke documenten, zoals schoolrapporten, liefdesbrieven, of de aanschafnota van een fiets die al drie jaar geleden gestolen is, maar evengoed voor documenten die op het werk zijn gemaakt, zoals een ontwerptekening waaraan een architect maanden heeft gewerkt, zelfs als hij de opdracht niet kreeg en het onwaarschijnlijk is dat hij het ontwerp ooit nog zal gebruiken. Of het eerste kasboek, nog eigenhandig bijgehouden door de oprichter van de firma. Ook foto's hebben vaak een sterke gevoelswaarde, als een visuele herinnering aan vroegere gebeurtenissen, verdwenen huizen of een voorbije jeugd. Geheugen Een meer rationeel motief voor bewaren is dat de documenten het tekortschietend menselijk geheugen helpen: wanneer is de wasmachine gekocht, hoeveel jaar is een werknemer in dienst, wanneer moet de auto naar de periodieke keuring, wat is er des tijds in een vergadering besloten, of hoe is een ingewikkeld project precies verlopen. Geheugen betekent in dit verband niet alleen dat van het individu, maar ook het gemeenschappelijke geheugen van een organisatie of van de maatschappij. De term geheugen wordt zo een metafoor. [Omgekeerd gebruikt een filosoof als de Fransman Jacques Derrida in zijn boek Mal d'archive: une impression freudienne (Parijs, 1995) het woord archief om het geheel van herinneringen aan te duiden.] Kennisbron Zo kunnen gearchiveerde documenten in bepaalde gevallen een belangrijke kennis bron vormen. Daarom bewaart een energiebedrijf zorgvuldig de tekeningen van het leidingennet, hoe zouden de technici anders een lek kunnen opsporen? Daarom bewaren besturen de notulen van vergaderingen, zodat ze zoveel mogelijk eenheid in het beleid kunnen verzekeren. Daarom bewaren oliemaatschappijen de meetgegevens die ze voortdurend verzamelen. En daarom bewaart het KNMI weergegevens over de afgelopen eeuwen. Om vergelijkbare redenen houden gemeentesecretarieën zorgvul dig exemplaren van de geldige gemeenteverordeningen bij de hand. Vaak, te vaak, wordt vergeten dat het archief een kennisbron kan zijn. Na vijf jaar denkt niemand er meer aan een projectdossier na te slaan op ervaringen van destijds. Toegankelijkheid, te beginnen met weten wat het archief aan potentiële kennis bevat, is een belangrijke randvoorwaarde voor effectiviteit. Ook dit komt verderop nog ter sprake. archiefschoolschrift 1 archiveren. een inleiding

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 14