ISO standaard De Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) heeft het belang van archi vering voor een goede bedrijfsvoering onderkend en een standaard voor archiefbeheer (records management) uitgegeven: ISO 15489. De ISO verbindt aan het verkrijgen van een ISO 9000 kwaliteitsmanagementcertificaat onder meer de verplichting tot het voeren van een goede administratie, en deze standaard voor archiefbeheer schetst daarvoor de vereisten. Het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) heeft een verta ling van de ISO standaard uitgebracht als Nederlandse norm, NEN-ISO 15489-1: 2001 informatie- en archiefmanagement. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hanteert de norm als uitgangspunt voor de informatie huishouding van de rijksoverheid. De norm komt in dit boekje regelmatig ter sprake. Structuur De noodzaak documenten terug te kunnen vinden, veronderstelt enige mate van ordening van het archief, van structuur. Impliciet zijn het de werkprocessen die de structuur van een archief bepalen. Ik noem dat de logische structuur, een structuur die niet altijd direct zichtbaar hoeft te zijn. Expliciet bepalen mensen in de organisa tie de ordening, de fysieke structuur. Dat is de structuur die we kunnen zien. Hoofdstuk 2 gaat nader op de vormgeving van het archief in. Archiveren en risico management Een handelsbank berekende de kosten van archivering en zette deze af tegen het risico van schadeclaims die door vroegtijdige vernietiging niet weerlegd zouden kunnen worden. De kosten-risico analyse leidde tot het besluit vrijwel alles na 9 jaar te vernietigen. Een andere, vergelijkbare bank, besloot juist documenten, zelfs dagafschriften veel langer te bewaren dan wettelijk verplicht is, om het beeld van degelijkheid en dienstverlening te versterken. Overheidsorganen hebben dergelijke vrijheden niet, omdat het dan ondermeer om rechts zekerheid en democratische controle gaat, maar evengoed om privacybescherming. De vrij heid tot vernietigen is trouwens ook voor particuliere organisaties niet onbeperkt, zeker niet waar het financiële gegevens betreft. Een risico-analyse moet dus ook afwegen in hoeverre de organisatie strafbaar wordt wanneer ze archieven vernietigt. archiveren

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2011 | | pagina 13