De wijze waarop het E-depot in het grotere geheel past, kan worden beschreven in een architectuurmodel. Van zeker zo groot belang is de verhouding tot de archiefvormende administraties, de leveranciers. Het rapport Gaten in het geheugen van de Utrechtse rekenkamer commissie uit 2006 laat zien dat verlies aan archief niet zozeer door technisch verval veroorzaakt wordt, maar veel meer door onachtzaamheid van de administratie. Digitalisering is bedoeld om processen soepeler te laten verlopen, maar paradoxaal genoeg stelt duurzame archivering juist hogere eisen aan de kwaliteit van de informatie. Hiervoor poneerden we dat hoe beter het submission information package is, des te minder inspanningen hoeft een archiefdienst zich te getroosten om volwaardige archival information packages te maken. In hoeverre is een archiefdienst in staat de eisen te formuleren? In welke mate kan zij de eisen 'afdwingen'? Het zijn nieuwe terreinen waarop de pioniers nu de eerste stappen aan het zetten zijn en waarvan straks andere diensten kunnen profiteren. De beschikbare E-depotsoftware is in staat aangeleverde bestanden te controleren op de gemaakte afspraken en rapporteert in geval van afwijkingen. Dat scheelt een heleboel werk, want 'handmatige' controle is, indien al mogelijk, uitermate arbeidsintensief. Een volgend aspect van beleid betreft de preservering. Filip Boudrez wijst in zijn bij drage op het belang van de duurzame archivering van de information packages. 'Er kan pas sprake zijn van een OAIS-compliant digitaal archiveringssysteem als het archief naast de OAIS-verantwoordelijkheden ook het voorgeschreven informatiemodel in de praktijk brengt. Hierbij gaat het niet alleen over de duurzaamheid van de digitale documenten zelf, maar ook alle metadata van of over de digitale documenten. Het belang van OAIS-compliancy kan amper worden overschat, aangezien het één van de belangrijkste uitgangspunten in het auditen van digitale depots is (zie bijv. TRAC, Nestor en het hier op gebaseerde ED3). Certifiëring op basis van audits wordt één van de belangrijkste elementen in het onderbouwen van de 'geloofwaardigheid' van digitale depots en hun inhoud.' Digitaal preserveringsbeleid is dus meer dan het vaststellen van opslagformaten en de blijvende koppeling van document en metadata. Het vergt een weldoordachte inrichting van de preserveringsfunctie - en bij voorkeur in samenwerking met andere diensten. Boudrez constateert dat bij de OAIS-functie preserveringplanning nog in de kinderschoenen lijkt te staan. De uitkomsten van het Europese Planetsproject geven wel richting. Preservering is niet louter een technische kwestie, maar heeft een grote inhoudelijke component. Hier wordt de digitale archivaris immers geconfronteerd met nieuwe vragen: wat is een origineel document in een digitale omgeving; hoe authentiek is een document dat van Excel naar PDF-A is gemigreerd? Hoe draagt het E-depot op een archivistisch, juridisch en economisch verantwoorde wijze zorg voor behoud van integriteit als geen opslagformaat duurzaam is? "Het origineel zal nooit worden verwijderd," lezen we in één van de artikelen. Daarmee wordt bedoeld het behoud van het oorspronkelijke opslagformaat waarin het document bij overbrenging is aangeboden. Het idee is drie versies te bewaren: de oorspronkelijke (zeg het submission information package), een duurzaam formaat (archival information package) en een raadpleegformaat (dissemenation information package). Het laatste zal in veel gevallen pas op aanvraag worden samengesteld. Dit is een voorbeeld van een keuze in het preserveringsbeleid, die langzamerhand wel ter discussie is komen te staan, vooral vanwege de consequenties t.a.v. de benodigde opslagcapaciteit. Wat is de meerwaarde van het origineel? De tijd zal het leren. Welke problemen een oorspronkelijk opslagformaat en de bijbehorende, verouderd geraakte software kan opleveren, laat het geval van de digitale 'Erasmus' zien. Een mooi voorbeeld van digitale archeologie en restauratie - een mooi verhaal ook, maar een tijdrovende activiteit die op den duur niet vol te houden zou zijn. Voorkomen is nog steeds beter dan genezen. 124 archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie 125

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 64