Bij het ontwerp van dit proces kwamen in Rotterdam nogal wat verschillen tussen de
afdelingen aan het licht. Het gemeenschappelijke doel: de realisatie van het E-depot,
hielp de verschillende inzichten te overbruggen en een uniforme procedure op te
stellen.
Voor de zoekfunctionaliteit werd een datamodel ontworpen gebaseerd op internationale
beschrijvingstandaards ISAD(G), ISAAR(CPF), te implementeren in XML volgens
de standaards EAD en EAC. In dat model werden ook de beschrijvingen van de biblio
theek en de historisch-topografische atlas opgenomen. Op de schermen blijft de
specifieke archief-, bibliotheek- of atlasterminologie gehandhaafd; 'onder de motor
kap' is het model gestandaardiseerd. De onderzoeker wordt zo min mogelijk lastig
gevallen met vakjargon.
De klant staat steeds voorop. Digitaal archief en de daarmee gepaard gaande digitali
sering van de dienstverlening biedt nieuwe mogelijkheden voor de beschikbaarstel
ling en raadpleging. Fysiek aanvragen van digitale documenten is niet nodig; wat
uit het depot wordt gehaald, hoeft niet meer te worden teruggezet. Dit vergt wel aan
passingen aan de functionaliteit en was voor Rotterdam de aanleiding de hele zoek
en raadpleegfunctie opnieuw te ontwerpen: het concept van de Digitale Balie. De
Digitale Balie biedt naast de integrale zoekfunctionaliteit ook de mogelijkheid digitale
documenten met de bijbehorende metadata (dissemenation infornation packages) te
raadplegen.
Metadatamodel
Het hart van het hele systeem zijn de metadata. Zonder metadata is de informatie
onvindbaar, onleesbaar en niet of nauwelijks meer te begrijpen. Digitale documenten
zelf zijn in feite onzichtbaar - bits en bytes, nullen en enen, putjes in een schijf.
In het OAIS-model is datamanagement, te interpreteren als metadata-management,
een van de centrale functies. Terecht stelt Boudrez dan ook dat de inhoud van het
depot meer is dan de documenten: 'Een digitaal duurzame archiveringsoplossing
moet ook de metadata en de vele complexe relatie(s) digitaal duurzaam archiveren.
Een digitaal depot dat hier niet aan voldoet trapt in dezelfde valkuilen als veel van
onze archiefvormers die met digitalisering bezig zijn.' En dat geldt ook voor de digitale
metadata van en/of over de analoge archiefdocumenten. Of de metadata in of buiten
het depot opgeslagen worden is daarbij van ondergeschikt belang.
In de vorige paragraaf kwam het ontwerp van het model voor beschrijvende metadata
al aan de orde. Maar het metadatasysteem bevat meer: ook administratieve en tech
nische metadata maken er onderdeel van uit. Administratieve metadata zijn gegevens
over de directe herkomst, rechtstitel, eventuele openbaarheidbeperkingen, copyright,
gebruik en dergelijke; technische metadata betreffen bestandsformaten, benodigde
software en hardware enzovoort.
Het metadatamodel is de basis voor het definiëren van de archival information packages;
van daaruit worden de dissemenation information packages vastgesteld en eisen gefor
muleerd voor de submission information packages. Verderop komen we hierop terug.
Een nieuwe ontwikkeling in het Rotterdams metadata model was de introductie van
authority files, een database met gegevens over personen, families en organisaties
die op verschillende wijzen in relatie staan tot de opgeslagen informatie: zoals
archiefvormer, auteur, kunstenaar, afgebeelde en onderwerp. Authority files vormen
de schakels tussen de informatie objecten in de onderscheiden collecties; ze doorbre
ken zo te zeggen de muren die traditioneel tussen de collecties bestaan. De authority
files werden gemodelleerd volgens de standaard ISAAR(CPF).
De realisatie van één centraal metadatasysteem houdt in dat bestaande metadata
zullen moeten worden geconverteerd en aangepast. Dat betekent veel retrowerk, maar
ook de gelegenheid om de kwaliteit van de legacy databases eens goed te bekijken. In
een aantal gevallen zullen nieuwe gegevens, die vroeger nooit werden vastgelegd,
moeten worden opgenomen. Bij het opzetten van een E-depot project moet hiermee
rekening gehouden worden in verband met doorlooptijd, inzet van medewerkers en
kosten.
Realisatie implementatie
Na het ontwerp volgt de realisatie. In de paragrafen over het projectmanagement
zullen we zien dat realisatie en ontwerp ook parallel kunnen plaats vinden. Het
belangrijkste is de software. Specifiek voor archieven is inmiddels E-depot software
beschikbaar. Rotterdam heeft geparticipeerd in de ontwikkeling van software voor
Nederlandse archieven door het Nationaal Archief. Die software is ook beschikbaar
voor andere archieven.
Wat hardware betreft heeft een archiefdienst de keuze tussen uitbesteden van opslag
of dit in eigen beheer nemen. In het laatste geval zal een speciale serverruimte
moeten worden ingericht. Valt de keuze op uitbesteden dan zullen uiteraard strenge
eisen aan de dienstverlener moeten worden gesteld. Deze zijn afhankelijk van welke
diensten afgenomen worden.
116
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
veranderingen in het archieflandschap: de digitale revolutie
117
