peter horsman en rené spork
Hoe bouw je een E-depot?
Lessen uit de casus Rotterdam
(en andere ervaringen)
De in dit boekje herdrukte artikelen, voornamelijk uit het Archievenblad, vertellen
het verhaal van het Gemeentearchief Rotterdam, een verhaal om lessen uit te
trekken. We proberen die lessen samen te vatten in de vorm van een beschrijving
van een methode van aanpak. Een unieke methode voor de bouw - of beter:
ontwikkeling - van een E-depot bestaat niet; regelmatig zullen we dan ook andere
mogelijkheden aangeven.
De casus Rotterdam laat zien dat er althans daar geen sprake is van een duidelijke,
tevoren bepaalde weg. Het heeft vaak meer weg van een ontdekkingstocht waarin
directie en medewerkers een terra incognita betreden, op zoek naar een oplossing voor
een probleem dat weliswaar onderkend, maar niet scherp omlijnd beschreven was.
Geleidelijk werd dat probleem voor de deelnemers wel duidelijk, zo niet in zijn volledige
omvang, dan toch wel in de onderdelen die het meest het eigen werkgebied raakten.
Hoofdindeling:
Doelstelling
Definitie, ontwikkeling
Proces en projectmanagement
Veranderende organisatie
Digitaal archiefbeleid
Doelstelling
De vraag waarom een archiefdienst over een E-depot zou moeten beschikken, is
misschien nog wel het gemakkelijkst te beantwoorden. Archiefdiensten verwerven en
behouden archieven ten behoeve van blijvende beschikbaarheid, ongeacht de vorm
van de documenten. Maatschappelijke ontwikkelingen, waarvan ook e-Overheid
111
