Medewerkers zijn opgeleid en toegerust voor hun taak Het project E-depot heeft steeds als uitgangspunt gehad dat alle medewerkers van het GAR betrokken moeten zijn bij de nieuwe ontwikkelingen. Om dit te kunnen verwezenlijken zijn alle werkgroepen ingericht vanuit de verschillende afdelingen: afdelingshoofden kregen een deelproject toegewezen dat nauwe relaties vertoonde met hun werkveld en medewerkers van de projectgroep waren van verschillende afdelingen en disciplines afkomstig. Op deze manier werd draagvlak gewaarborgd en is iedereen meegenomen in het denken over oplossingen en nieuwe werkwijzen. Dat neemt niet weg dat er toch medewerkers minder verbonden zijn met het project. Om hen te betrekken is regelmatig informatie verstrekt via organisatiebrede bijeen komsten en in het werkoverleg. Om het verandermanagement en de daarmee gepaard gaande cultuurverandering van analoog naar digitaal kracht bij te zetten volgen alle medewerkers de cursus "23 Archiefdingen" zodat zij weten wat er in de Web 2.0 omgeving te koop is, welke vragen en wensen zij van de klant kunnen verwachten en hoe zij daarop kunnen inspelen. Daarnaast wordt een opleidingsomgeving ingericht waar medewerkers bekend worden gemaakt met alle taken rondom het E-depot Naast de bewustwording van medewerkers dat digitaal werken een andere benadering vraagt, was het ook al snel duidelijk dat het beheer van digitale informatie andere competenties vraagt dan bij een gewone depot beheerder, conservator of restaurator het geval is. Daarom is een functieprofiel voor een e-conservator opgesteld en op basis daarvan zijn twee e-conservatoren aangesteld. Zij hebben de ruimte gekregen om hun taak te specificeren, zijn ruim betrokken geweest bij het testen en ontwikkelen van het E-depot en zijn nu zover dat zij het beheer van het digitale depot op zich kunnen nemen. Duidelijk aandachtspunt vormt nog het feit dat een heldere afbakening in taken tussen de beheerders op de afdelingen en de e-conservatoren gemaakt moet worden: wie is voor welk deel van de taak van beheer, behoud en beschikbaarstelling verant woordelijk. Bij werving van nieuwe medewerkers zal in de toekomst nadrukkelijk gekeken worden naar de digitale competenties, waar huidige medewerkers niet voldoen aan de gevraagde competenties wordt geïnvesteerd in aanvullende opleiding en scholing. Balans van 3 jaar project E-depot Terugkijkend op 3 jaar project E-depot mogen wij als GAR concluderen dat wij een heel eind zijn gekomen. Ja, het klopt dat onze Digitale Balie nog niet optimaal is ingericht, en ja, preservering staat nog in de kinderschoenen. Maar wij hebben wel een centraal beherend systeem, waarin alle metadata rond digitale en analoge objec ten worden geregistreerd en ontsloten. Wij hebben met onze partners software ont wikkeld om een goede, gecontroleerde opname van digitale objecten mogelijk te maken. Wij hebben een professionele storage omgeving, geplaatst in een ruimte die officieel de naam digitaal depot mag dragen. Wij hebben ons tijdens deze drie jaar wel gerealiseerd dat het veel inzet van de organi satie vergt om een goed eindresultaat te bereiken. Met name het lang uitblijven van een tastbaar resultaat in de vorm van werkende E-depot software heeft veel geduld gevraagd. We hebben moeten investeren in het bewust blijven van het belang van waar wij naartoe werken. Nu de werkende software er is volgen de laatste loodjes. Dat is om te beginnen: het inrichten van de Digitale Balie (virtuele studiezaal), maar ook het nader uitwerken van procedures, richtlijnen en processen. We verwachten terrabytes aan informatie, zodat we nog wel eens zullen uitroepen: Help: we hebben een E-depot. 104 archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur digitale depots in nederland 105 Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 114, nr. 2, maart 2010, p. 19-21.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 54