Aan de kant van de Digitale Balie, de toegangspoort voor de gebruiker, is een eerste
aanzet gegeven door de vernieuwing van de website begin 2010. Dan zal ook dooront
wikkeling in functionaliteit plaatsvinden, zoals uitbreiding met de digitale archivaris,
de persoonlijke onderzoeksomgeving en scanning on demand. Kortom meer web2.0.
Naast software voor het beheer van digitale informatie moet ook de storage in
orde zijn. Om dit goed te kunnen regelen is in 2009 uitbreiding van capaciteit
gerealiseerd, zodat er nu ca 50 Tb aan data op een goede manier bewaard kan worden
binnen de configuratie van het E-depot. Daarnaast is in samenwerking met het
Shared Service Center ICT van de gemeente Rotterdam (ISR) een professionele
serveruimte ingericht.
Op verzoek van het GAR heeft de provinciale Archiefinspectie een schouw van de
ruimte laten uitvoeren door het HEC, wat een positieve rapportage heeft opgeleverd.
Inmiddels is een verzoek ingediend om de serverruimte als officiële digitale archief
bewaarplaats aan te wijzen.
Een eerste toetsing aan ED3 van het hele E-depot wordt in december uitgevoerd.
Het opzetten van procedures en instructies
Het Project E-depot heeft zich vanaf de start naast het ontwikkelen van infra
structuur en software, nadrukkelijk gericht op de randvoorwaarden die moeten zijn
ingevuld, wil er sprake zijn van een succesvol E-depot.
In samenspraak met de beherende afdelingen is een eerste opzet voor een metadata-
model opgesteld, dat vervolgens door externe experts verder is uitgewerkt en gerela
teerd aan internationale standaarden. Dit model is zeker niet statisch en zal tijdens
het gebruik regelmatig worden aangepast. Recente ontwikkelingen op landelijk
niveau hebben bijvoorbeeld uitgewezen dat er meerdere partijen zich richten op het
ontwikkelen van metadatamodellen en het is zeker wenselijk dat deze modellen op
elkaar afgestemd worden, zodat er een algemeen erkende standaard ontstaat.
Tijdens het opstellen van het metadatamodel bleek al snel dat de verschillende
afdelingen op verschillende manieren met hun metadata omgaan en daar ook ver
schillende velden voor gebruiken. Dit leidde tot de conclusie dat, wil één beherend
systeem effectief kunnen functioneren, er een behoorlijke hoeveelheid retrowerk
verricht moet worden om de data naar een zelfde standaard niveau te brengen. Ook
is het noodzakelijk om authority files (lijsten met geautoriseerde basisgegevens) te
definiëren.
Het beheer en de definitie van authority files is centraal geregeld en belegd bij een
Senior Authority Manager.
Een tweede aspect dat om aandacht vraagt is de registratie van aanwinsten. Ook dit
werd door verschillende afdeling op verschillende manieren gedaan, maar vroeg in
het licht van de invoering van één beherend systeem om standaardisering. Het op
één lijn brengen van de verschillende afdelingen bleek een lastig proces, omdat de
diepgang bij de beschrijving van en aanwinst per afdeling verschilt. Uiteindelijk zijn
hier concrete afspraken over gemaakt en wordt een uniforme wijze van aanwinst
registratie binnen het nieuwe beherende systeem doorgevoerd.
Naast registratie van aanwinsten en ontsluiten op basis van metadata is het ook
noodzakelijk om de digitale informatieobjecten te preserveren. Daartoe is door het
GAR een preserveringsbeleid opgesteld. Uitgaande van het preserveringsbeleid
wordendoor de e-conservatoren preserveringsplannen opgesteld, op basis waarvan
het onderhoud aan digitale informatieobjecten wordt uitgevoerd. Het preserverings-
beleid is gebaseerd op PLATO.
Omdat een uniforme manier van werken voor alle afdelingen gewenst is en om de
standaardisering van ontsluiting en bewaring te kunnen borgen, zijn alle processen
rond beheer, behoud en beschikbaarstelling opnieuw beschreven.
Daarnaast is het opnameproces voor het E-depot expliciet uitgewerkt, omdat opname
van digitale objecten en analoge objecten wezenlijk van elkaar verschillen.
Het beschrijven van de processen heeft overigens ook aan het licht gebracht dat er
voor het werken met digitale informatie en het digitaal werken specifieke competen
ties nodig zijn. Daartoe zijn de functiebeschrijvingen van de medewerkers aangevuld
met een digitale component en is er een nieuwe functiebeschrijving opgesteld voor de
E-conservator.
Eén van de doelen van het E-depot is dat digitale informatie vanuit de administratie
van het Concern Rotterdam op een optimale wijze kan worden opgenomen en duur
zaam bewaard en ontsloten. Daartoe is een overdrachtsprotocol vastgesteld. In dit
protocol is o.a. vastgelegd welke afspraken er met de betreffende dienst of deelge
meente zijn gemaakt omtrent het overdragen van archiefbescheiden: de frequentie,
de aard van het materiaal, wie verantwoordelijk is als archiefvormer en welke dien
sten van het GAR verwacht mogen worden.
Al deze procedures en instructies vragen om kwaliteitsbewaking: wanneer zij niet
bewaakt worden, zullen zij al snel multi-interpretabel worden en zal iedere mede
werker zijn eigen interpretatie volgen. Om dit in te kunnen perken is een kwaliteits
document opgesteld, dat op gezette tijden langs de processen en instructies zal
worden gehouden om te bezien of nog aan de standaard wordt voldaan.
102
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
digitale depots in nederland
103
