Help! We hebben een E-depot In 2004 is het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) gestart met het project E-depot. In 2004 en 2005 zijn mogelijkheden en onmogelijkheden onderzocht en naar aanleiding daarvan is in 2005 een haalbaarheidsstudie uitgevoerd door het Telematica Instituut. Eind 2006 is het project E-depot GAR van start gegaan dat een doorlooptijd van 4 jaar kent. In deze 4 jaar moet de technische infrastructuur voor het E-depot GAR worden gerealiseerd, moeten mensen, middelen en procedures aangepast en ingericht worden op het duurzaam bewaren en ontsluiten van digitale informatie. In 2007 is op basis van de rapportage van Telematica ook het project E-depot Concern van start gegaan. In dit depot zullen, naast dossiers die aan het GAR zijn overgedragen, ook afgesloten dossiers worden opgenomen waarvoor de gemeentelijke diensten of deelgemeenten nog zelf verantwoordelijk zijn. Daarnaast worden daarin opgenomen informatie objecten die slechts voor beperkte periode bewaard moeten blijven en op termijn vernietigd mogen worden, maar waarvoor wel de duurzame toegankelijkheid voor de bewaartermijn gegarandeerd moet worden. Van belang daarbij is de afstem ming van dit project op de Concernbrede projecten die verder worden uitgevoerd, zoals de implementatie van Service Oriented Architecture, invoering van een Document Management Systeem en de Basisregistraties. Ook dit project kent een looptijd van 4 jaar en zal in 2011 worden afgerond. Inmiddels is het project E-depot GAR drie jaar onderweg en wordt het tijd om de balans op te maken. Wat hebben we tot nu toe bereikt en wat willen wij met het project in het komende jaar nog realiseren? Het project E-depot richt zich op de volgende zaken: Het opzetten van de functionaliteiten voor een digitaal depot, met instructies, procedures en opgeleide medewerkers, zodat het Gemeentearchief Rotterdam digitale informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat kan acquireren, beheren en beschikbaar stellen. Het opzetten van de functionaliteiten voor een digitaal depot In de periode 2007 - 2008 is in samenspraak met het Nationaal Archief gewerkt aan de ontwikkeling van software voor het beheer van het E-depot. Het GAR heeft daarbij voor een iets andere oplossing gekozen dan het Nationaal Archief: waar het Nationaal Archief zich bij de metadata uitsluitend richt op digitale informatie, heeft het GAR gekozen voor het integraal beheren van metadata voor zowel analoge als digitale informatieobjecten. De gedachte hierachter is dat de gebruiker die informatie zoekt, op één plaats alle informatie moet kunnen vinden die er over zijn zoekvraag beschikbaar is, of dit nu digitaal, dan wel analoog is. Vanuit de optiek dat metadata over analoge en digitale objecten integraal moet worden beheerd is ook gekozen voor één beherend systeem voor alle archieven en collecties. Begin 2009 is de beta-versie van de software voor het E-depot opgeleverd en is uit gebreid getest, zowel door medewerkers van het Nationaal Archief, als door mede werkers van het GAR. Daarbij zijn een aantal issues genoteerd, die in een verbeterde versie van de software zijn opgeleverd. Inmiddels draait de software volledig bij het Nationaal Archief, waar op dit moment pilots met RHC's en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden uitgevoerd. Bij het GAR wordt op dit moment intern getest en zal in januari 2010 een pilot met de WABO (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsver gunning) worden uitgevoerd, om te bezien hoe opname van semi-statisch archief in het E-depot verloopt. Ondertussen wordt gewerkt aan verdere fine tuning en uitbreiding van de software en naar verwachting zal midden 2010 een tweede release van de software worden opgeleverd. Het GAR maakte tot en met 2008 gebruik van drie verschillende beherende syste men. Om uniformiteit in beheer, enkelvoudige opslag van metadata en efficiency winst te realiseren, is besloten om naar één beherend systeem over te gaan. Daartoe is in 2009 een project gestart dat tot doel had het formuleren van functionele en technische eisen. Op basis daarvan heeft aanbesteding plaats gevonden en wordt nu het beherende systeem volgens specificaties van het GAR aangepast en gebouwd. Dat houdt in dat het metadata model van het GAR wordt geïmplementeerd in de software en extra modules, o.a. voor nadere toegangen, worden ontwikkeld. Op dit moment is de testomgeving beschikbaar en naar verwachting zal begin januari 2010 de productie omgeving operationeel worden. Een tweede release wordt eind februari 2010 verwacht. 100 mies langelaar* hoofd informatiemanagement bij het GAR Rotterdam en projectleider E-depot Concern. digitale depots in nederland 101

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 52