Daarnaast wordt middels registratie van zorgdrager en archiefvormers de gebruikers autorisatie ingericht. Hierdoor krijgen alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot het digitaal depot. Digitaal archief kan in één keer of in delen worden overgedragen. Binnen de applicatie worden, deels geautomatiseerd en deels handmatig, controles uitgevoerd waarin de aanwinsten aan de afspraken uit de overeenkomsten worden getoetst. Deze controles worden via zes zogenoemde workflows doorlopen. Belangrijke stappen binnen het proces zijn de twee viruscontroles (beide uitgevoerd in de quarantainezone van het digitaal depot), de validatie van de metadata structuur, 'characterisation' van de bestandsformaten, indexering van de inhoud en natuurlijk de uiteindelijke goedkeuring en opname. Al deze stappen worden automatisch gedocumenteerd en opgeslagen in de vorm van metadata. Op die manier worden alle handelingen op het archief vanaf het eerste contact met het digitaal depot vastgelegd en gearchiveerd. Daarna wordt het digitaal archief vanuit de quarantainezone opgenomen in het digitaal depot. De EAD catalogus van het Nationaal Archief wordt automatisch aangevuld en de indexen van de zoekmachine van de website worden automatisch bijgewerkt. Als er geen beperkende bepalingen voor het archief gelden, is het daarmee voor de buitenwereld toegankelijk. Voor de archivaris is het archief toegankelijk via de metadata module van het digitaal depot. Hier kunnen metadata worden aangevuld en wordt de openbaarheid van het archief zo nodig verder ingeregeld. In de Metadata Store bevinden zich ook de metadata die nodig zijn voor goed beheer van het archief, want naast de metadata die met het digitaal archief zijn meegeleverd, zijn er aanvullende technische metadata geëxtraheerd uit het digitaal archief. Om volledige zekerheid te bieden worden zelfs de originele metadata 'as is' opgeslagen naast de getransformeerde set metadata die gebruikt wordt voor het beheer. Zo is het dus ook mogelijk om bij eventuele dequisitie het digitaal archief te voorzien van de oorspronkelijke metadata. De structuur van de metadata in het depot wordt afge dwongen via het metadata schema dat is ontwikkeld op basis van de internationale metadata-standaard NEN-ISO 23081 (http://www2.nen.nl/) en het net gepubliceerde Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (http://www.e-overheid.nl/sites/ kennislab/nieuws/Toepassingsprofiel_metadata.html). Het schema is een logisch plan waarin de relaties tussen metadata elementen, via het vaststellen van regels voor het gebruik en beheer van de metadata voor wat betreft structuur, syntax en verplichting van waarden, worden beschreven. Een noodzakelijke voorwaarde voor digitaal archief en voor het waarborgen van de blijvende toegankelijkheid ervan. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur digitale depots in nederland 97

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 50