Kloof tussen werkproces en papieren dossier
Hoewel men voor het dossier gebruik kan maken van verschillende ordenings- en
structureringsprincipes, kent het in het algemeen een standaardindeling van
documenten, tabbladen en een vorm van omslag. Doordat de bewijskracht van de
documenten in vrijwel alle gevallen ontstaat door het toepassen van een met de pen
geplaatste "natte" handtekening, bestaat het overgrote deel van de dossiers uit een
gestructureerde verzameling papieren documenten. Dit terwijl de werkprocessen
onder invloed van ICT-toepassingen steeds duidelijker een op elektronische wijze
ondersteunde werkstroom kennen.
Een werkstroom die in veel gevallen mede wordt gevoed door de basisvoorzieningen
van JustID (zie figuur 1). Deze elektronische werkstroom heeft alle kenmerken
van digitaal werken (beschikbaarheid en toegankelijkheid, onafhankelijk van tijd
en plaats). De op papier gebaseerde archiefdienstverlening kent daarentegen de
beperkingen in tijd en plaats die het gebruik van fysieke objecten met zich meebrengt.
Bovendien hebben fysieke dossiers soms de neiging zoek te raken (onderweg danwel
als gevolg van foutief terug plaatsen in het archief), met alle gevolgen van dien.
Het digitale dossier
Het Centraal Digitaal Depot (CDD+) biedt organisaties de mogelijkheid om gebruik
te maken van een gestandaardiseerd digitaal dossier dat voldoet aan de geldende
wet- en regelgeving. Bij de ontwikkeling van het CDD+ is het archiefrechterlijke kader
steeds het leidende uitgangspunt geweest. De machtiging tot substitutie die JustID
voor het CDD+ als systeem heeft verkregen, is mede hierop gebaseerd. Het in gebruik
nemen van het digitale dossier kent dan ook twee vraagstukken. Enerzijds een tech
nisch vraagstuk, hierbij komt aan de orde de applicatie (CDD+) met de bijbehorende
storage oplossing (hardware) en de wijze waarop deze gekoppeld wordt met bedrijfs
processystemen en de kantoorautomatiseringomgeving. Anderzijds een organisato
risch vraagstuk, hierbij komt aan de orde de vraag hoe de organisatie de
werkprocessen zodanig kan inrichten, dat ze kan voldoen aan de geldende wet- en
regelgeving ten aanzien van archivering.
De ondersteuning die JustID bij dit laatste onderdeel verleent levert de op bij het
CDD+. Hierdoor is men gemachtigd daadwerkelijk de papieren dossiers om te zetten
in digitale dossiers zonder dat de bewijskracht van de stukken verloren gaat. Na
digitalisering van de documenten middels de geautoriseerde scanstraat is men
gerechtigd de papieren stukken te vernietigen en nemen de digitale stukken volledig
de plaats in van het papieren origineel. Daarnaast hebben de digitale dossiers in
tegenstelling tot de papieren het voordeel meteen (overal) beschikbaar/raadpleegbaar
te zijn en niet zoek te raken.
Bijbehorende archiefdienstverlening
Om het elektronisch dossier gedurende de verplichte bewaartermijnen beschikbaar
te houden voor hergebruik in de werkprocessen, dient dit duurzaam opgeslagen te
worden in het CDD+ archief. In dit archief wordt middels een strategische combinatie
van bewaarstrategieën de duurzaamheid in de vorm van toegankelijkheid en leesbaar
heid van de archiefobjecten gegarandeerd. Daarnaast biedt het natuurlijk ook het
instrumentarium voor digitale archiefvoering en beheer.
Het archiefrechtelijk kader van het CDD+
JustID biedt met haar digitaal depot een oplossing betreffende archivering binnen
archiefrechtelijke kaders. Het omgaan met archiefstukken volgens de Archiefwet
en regelgeving wordt hierdoor gerealiseerd.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
%-iP-irai 1 f f-i i* M H.
Figuur 1: Het "ketendossier" en de bijbehorende processen en werkstromen die tot een digitale
werkstroom worden gemaakt.
digitale depots in nederland
89