Dit laatste is dan weer het centraal gegeven in de benadering van de Justitiële Informatiedienst. Het digitaal depot is er een belangrijk instrument in de justitiële ketenautomatisering. Het realiseren van een centraal gegevensbeheer, digitale dossiervorming, digitaal werken en substitutie met behoud van bewijskracht zijn hun voornaamste doelstellingen. Deze situeren zich eerder in de archiefvormende en records management sfeer, dan in de problematiek van langetermijnarchivering van informatie met een (middel-)lange archiefwaarde. Meer dan techniek, of toch niet? Een digitaal depot is meer dan techniek alleen.1 De casus van het Gemeentearchief Rotterdam geeft overduidelijk aan dat de implementatie van een digitaal depot veel meer is dan de keuze en de inrichting van een nieuwe archiveringsapplicatie binnen het archief: een digitaal depot is een organisatiebrede aangelegenheid en heeft raakvlakken met alle aspecten van het archiefbeheer. Van bij de start van het project besteedde het Gemeentearchief Rotterdam minstens even veel aandacht aan de mensen en de procedures dan aan de hard- en software van het digitaal depot. De implementatie van het digitale depot heeft er overduidelijk zijn invloed op het analoog archiefbeheer en op het metadatabeheer in het algemeen. De gelijkenissen met het Stadsarchief Antwerpen, waar de implementatie van het digitaal depot sinds 2006 mee de motor vormt van een vernieuwd en volledig geïntegreerd archiefbeheer(systeem), zijn op dit punt treffend. Anderzijds blijkt uit deze Nederlandse casussen toch dat vrij veel aandacht uitgaat naar de techniek. De Justitiële Informatiedienst besteedde voor de realisatie van het elektronisch dossier veel aandacht aan de applicatie, de storage en de integratie met MS Office. Het Stadsarchief Amsterdam besteedde veel aandacht aan de gunning en de implementatie van een robuuste opslagomgeving. De inrichting van de opslaginfrastructuur kreeg de voorbije jaren overduidelijk veel aandacht en slorpte veel middelen op. Natuurlijk is een veilig en betrouwbaar opslagsysteem voor de digitale objecten een belangrijke voorwaarde om een groot volume aan digitale objecten veilig te stellen voor de toekomst, maar dit is allesbehalve een uniek gegeven voor het digitaal depot van een archiefinstelling. Opslagvolumes van 50 of 100 terabytes met miljoenen digitale objecten zijn alledaags in tal van sectoren (financiële wereld, petrochemie, pharma-industrie, enz.), en als de ICT-industrie voor 1 facet van digitaal archiveren een oplossing heeft, dan is dit het wel. Bovendien is er steeds de mogelijkheid om de fysieke opslag van bits en bytes intern of extern uit te besteden. Anders geformuleerd, een opslagomgeving is wel een belangrijke voorwaarde, maar vormt niet de essentie van een digitaal archiefdepot. Een digitaal depot is veel meer dan een storageinfrastructuur: het gaat om de processen en om de metadata. In die optiek komt het wat vreemd over dat het Gemeentearchief Rotterdam zijn server ruimte liet auditen om die als 'officiële digitale archiefbewaarplaats' te laten erkennen en die ruimte officieel de naam van 'digitaal depot' geeft. Authenticiteit en compliancy Illustratief voor de vrij technische benadering is ook de oplossing die de Justitiële Informatiedienst voor de archivering van authentieke en integere archiefdocumenten beschrijft. De Justitiële Informatiedienst doet een beroep op de geavanceerde digitale handtekening om de authenticiteit en de integriteit van digitale archiefdocumenten te verzekeren. Niet iedereen is het eens met deze oplossing. Niet alleen zegt een digitale handtekening niets over de authenticiteit en integriteit van een digitaal archiefdocument,2 de geavanceerde digitale handtekening verliest op termijn ook zijn validatiefunctie. De voornaamste redenen voor dit laatste zijn de beperkte geldigheid van de certificaten en digitale bewaarstrategieën zoals migratie en conversie die een wijziging van het digitaal object voor gevolg hebben. De Justitiële Informatiedienst heeft aandacht voor de beperkingen van de geavanceerde digitale handtekening. De certificaten, hun metadata en de validatiegegevens worden mee gearchiveerd. Toch blijft hun aanpak vragen oproepen. De archivering van de digitale handtekening en zijn metadata (o.a. validatiegegevens, herroepingsinformatie over het certificaat) volstaan wellicht. De archivering van de certificaten zelf lijkt overbodig. Belangrijker is evenwel de vraag naar de finaliteit van de (digitale) hand tekening en waarom het 'waarmerken' van de digitale documenten vanuit de proces applicatie niet kan volstaan. Dat men zich wil conformeren aan het (archief-) wettelijk kader is wel duidelijk, maar zo blijft het beeld bestaan dat de geavanceerde digitale handtekening het antwoord is op het authenticiteits- en integriteitsvraagstuk en wordt niet vanaf de start een duurzamer alternatief uitgewerkt. Wel integendeel, er wordt een nieuwe uitdaging gecreëerd om op termijn toch enkel op validatiegegevens in de vorm van metadata te kunnen terugvallen. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur Zie bijvoorbeeld de omschrijving van een digitaal depot in ED3: "Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt". (LOPAI, Eisen Digitaal Duurzaam Depot. Toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie, 2008, p. 7). digitale depots in nederland 83 Een geavanceerde digitale handtekening wordt samengesteld op basis van een checksum berekend op de bytestream(s) van het digitale object. Met een geavanceerde digitale handtekening wordt de bitintegriteit van het digitale object aangetoond. Een geavanceerde digitale handtekening verschaft geen informatie over de identiteit, de herkomst of de context van het archiefdocument en houdt hier ook geen rekening mee bij het valideren van de digitale archiefdocumenten, tenzij deze metadata aan de digitale objecten zijn toegevoegd.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 43