Digitale depots in Nederland 81 Diverse archieven in binnen- en buitenland waren de voorbije jaren intensief bezig met het ontwikkelen en het inrichten van een digitaal depot. Toenemende digitalisering van analoge archiefdocumenten en van werkprocessen doen ook in Nederland digitale depots hoog op de archiefagenda staan. In deze artikelenreeks beschrijven 4 instellingen hun aanpak, hun stand van zaken en maken ze de balans op. Het betreft 3 archiefinstellingen (het Nationaal Archief, het Gemeentearchief Rotterdam en het Stadsarchief Amsterdam) en de Justitiële Informatiedienst. Eenheid in verscheidenheid In hun voorstelling verwijzen de 4 instellingen expliciet of impliciet naar de OAIS- norm, en meer bepaald naar de uitgangspunten en de functies die in dit referentie model worden beschreven. In deze norm wordt een Open Archival Information System omschreven als een organisatie van mensen en systemen die ten behoeve van wel bepaalde doelgroepen digitale informatie voor een lange termijn archiveert. Vertaald naar de missie van archieven betekent dit onder meer dat een essentiële functie van een digitaal archiefdepot de langetermijnbewaring van leesbare, authentieke en integere archiefdocumenten is. Dit uitgangspunt vormt een gemeenschappelijke basis voor de verschillende digitale depots. Uit de beschreven casussen blijkt alvast dat het ene digitale depot het andere niet is. Naast de gelijkenissen zijn toch enkele verschillen te constateren. Dit hoeft geen verwondering te wekken: elke organisatie geeft zijn digitaal depot zijn eigen invulling en legt zijn eigen accenten. In Amsterdam werd de voorbije jaren gefocust op een oplossing voor de opslag en het beheer van grote hoeveelheden gedigitaliseerde analoge archiefdocumenten. Het Gemeentearchief Rotterdam ziet de implementatie van een digitaal depot als een organisatiebrede oefening. Het GAR en het Nationaal Archief hebben niet alleen het gebruik van dezelfde software met elkaar gemeen, maar besteden heel veel aandacht aan de aansluiting van het digitaal depot met hun archiefvormers. Beide instellingen beperken zich niet tot het regelen van de digitale overdrachten, maar gaan hier nog verder in door vanuit hun digitaal depot ook records management oplossingen voor hun archiefvormers aan te bieden. filip boudrez* expertisecentrum DAVID vzw Antwerpen.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 42