Het niet verlenen van de machtiging zou bovendien voor meer beheerskosten zorgen
en hield de voortgang van verdere vervanging door digitalisering tegen.
Op 23 maart 2009 deed de rechtbank uitspraak. De rechtbank achtte GS wel degelijk
bevoegd om te toetsen of het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam
geschikt is voor het duurzaam beheer en behoud van gescande archiefkaarten.
Interessant zijn de overwegingen:
Het Stadsarchief Amsterdam [eiser] wenst de archiefkaarten Bevolkings
administratie 1939-1964 te vervangen door digitale reproducties, en de aldus
vervangen archiefkaarten te vernietigen. Niet in geschil is dat het hier archief
bescheiden betreft die op grond van een selectielijst als bedoeld in artikel 5
van de Archiefwet voor permanente bewaring in aanmerking komen. Voor
vervanging is derhalve op grond van artikel 7 van de Archiefwet een machtiging
van Gedeputeerde Staten [verweerders] vereist.
Gedeputeerde Staten hebben geweigerd de machtiging te verlenen, omdat
het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam nog niet geschikt is
voor het duurzaam beheer en behoud van de gescande archiefkaarten. Het
elektronisch depot voldoet daarmee niet aan de eisen van artikel 3 Archiefwet
en de artikelen 11 en 12 Archiefbesluit.
Het Stadsarchief Amsterdam kan zich met dit besluit niet verenigen. Het
standpunt van GS dat duurzame bewaring in digitale vorm van de gescande
archiefkaarten onvoldoende is verzekerd, is volgens het Stadsarchief geen
grond die ingevolge artikel 7 Archiefwet tot weigering van de gevraagde
machtiging kan leiden. GS leggen hiermee een toets aan de dag die slechts
mag plaatsvinden in het kader van de uitoefening van toezicht als bedoeld in
artikel 33 Archiefwet en handelen aldus in strijd met de artikelen 3:3 en 10:27
van de Awb. Voorts stelt het Stadsarchief dat de duurzame bewaring in digitale
vorm van de gescande archiefkaarten wel degelijk voldoende verzekerd is.
Het betoog van het Stadsarchief dat GS in strijd met artikel 10:27 Awb hebben
gehandeld, kan volgens de rechter niet worden gevolgd, omdat geen sprake is
van goedkeuring als bedoeld in artikel 10:25 Awb. Ingevolge dit artikel wordt
onder goedkeuring verstaan 'de voor de inwerkingtreding van een besluit van
een bestuursorgaan vereiste toestemming van een ander bestuursorgaan.'
Hiervan is geen sprake, omdat de beslissing van het Stadsarchief om over te
gaan tot het vervangen van archiefkaarten door digitale reproducties niet kan
worden aangemerkt als besluit in de zin van de Awb. Van handelen in strijd
met artikel 10:27 Awb kan derhalve geen sprake zijn.
Het betoog dat GS de machtiging niet hadden mogen weigeren op de grond
dat de duurzame bewaring in digitale vorm van de gescande archiefkaarten
onvoldoende verzekerd is, omdat dit geen weigeringsgrond als bedoeld in
artikel 7 Archiefwet oplevert, kan evenmin worden gevolgd. Uit artikel 7 Archief
wet, in samenhang gelezen met artikel 6 Archiefbesluit, volgt niet dat GS bij
het afgeven van een machtiging slechts mogen toetsen aan artikel 2, eerste lid,
onderdelen c en d, van het Archiefbesluit. Artikel 33 Archiefwet en de nota
van toelichting bij het Archiefbesluit bieden evenmin aanknopingspunten
voor dit standpunt. GS mochten dan ook toetsen of het elektronisch depot
van het Stadsarchief Amsterdam wel geschikt is voor het duurzaam beheer en
behoud van de gescande archiefkaarten. Dit kan niet in strijd worden geacht
met het in artikel 3:3 Awb neergelegde verbod van 'détournement de pouvoir.'
Ter onderbouwing van het standpunt dat er wel degelijk voldoende garanties
zijn voor het duurzame beheer en behoud van digitale archiefbescheiden,
heeft het Stadsarchief aangevoerd dat van de gescande archiefkaarten niet
minder dan zes versies worden bewaard, welke worden beheerd in drie ver
schillende, onderling niet gekoppelde, systemen op verschillende locaties.
GS hebben hun standpunt dat het elektronisch depot van het Stadsarchief
Amsterdam nog niet geschikt is, gebaseerd op het advies van de provinciaal
archiefinspecteur, neergelegd in de Audit E-depot Stadsarchief Amsterdam van
17 december 2007. Hierin wordt onder meer overwogen dat de organisatie van
het E-depot sterk in aanbouw is en nog niet (aantoonbaar) "in control" is,
bijvoorbeeld op basis van audits en/of self assessments. Beleid en strategie
zijn aanwezig, maar procedures en procesbeschrijvingen nog in opbouw.
De technische infrastructuur en beveiliging wordt op onderdelen als goed
gekwalificeerd, maar kent ook belangrijke verbeterpunten, zoals de depot-
software en de informatiebeveiliging. Met betrekking tot de ICT-organisatie
wordt opgemerkt dat het volwassenheidsniveau laag is. Er is geen ICT-adviseur
op strategisch niveau, die de verbinding legt tussen de organisatiestrategie,
de informatiestrategie en de ICT-strategie en -architectuur, die nodig is voor
het duurzaam bewaren van digitale informatie in het E-depot. Op basis
hiervan komt de provinciaal archiefinspecteur tot de conclusie dat de huidige
kwaliteit van het E-depot nog niet dusdanig is dat er voldoende zekerheid is
dat de digitale informatie duurzaam kan worden bewaard.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
e-depot: de rechter spreekt