worden opgenomen, opgeslagen en weer beschikbaar gesteld in hun oorspronkelijke vorm. Daarnaast zorgt het systeem voor het beheren van metadata van digitale archiefstukken. Het heeft een functie voor het beheer van alle digitaal opgeslagen archieven. Medewerkers zullen moeten worden opgeleid in het gebruik en beheer van het systeem en in het algemeen in het omgaan met digitale archieven. Er is sprake van lerend ontwikkelen. Om langdurige bewaring van het in het systeem opgeslagen materiaal mogelijk te maken wordt een'preservation system' (een soort digitaal restauratieatelier) gereali seerd. Hierbij zal onder meer gebruik worden gemaakt van de resultaten (tools en services) van het internationale samenwerkingsproject PLANETS. Het ontwikkelen van 'tools en services' zal een permanente activiteit blijven vanwege de voortschrijdende informatietechnologie. Daarnaast moet het ten behoeve van opname van digitaal of gedigitaliseerd materiaal een overdrachtproces worden ontwikkeld en bij organisaties worden geïmplementeerd. Ook zal vanwege beschikbaarstelling van de digitale archiefstukken een koppeling met de digitale toegangen van de portal (website) Rotterdam worden ontwikkeld. Gepland staat om het E-depot in januari 2009 qua functionaliteit (techniek) gereed te hebben. De implementatie en organisatorische inbedding bij diensten en deel gemeenten zal in de jaren 2009-2011 plaatsvinden. Belang van het Concern De diensten en deelgemeenten moeten archiefmateriaal dat voor blijvende bewaring in aanmerking komt uiterlijk na twintig jaar in goede en geordende staat overbrengen naar het Gemeentearchief. Zelfs als deze termijn korter wordt, wil dat nog niet zeggen dat al het overgebrachte materiaal openbaar wordt (denk bijvoorbeeld aan personeelsdossiers) en dus zal er altijd materiaal zijn dat ergens 'gestald' zal moeten worden in afwachting van overbrenging of vernietiging. Het overbruggen van nu nog twintig jaar zorg voor digitaal archiefmateriaal kan niet opgelost worden door de bestanden simpelweg op te slaan op een harde schijf en deze te bewaren. Er dient een actief preserveringsbeleid gevoerd te worden om het materiaal in de permanent veranderende ICT-omgeving toegankelijk te houden. Hoe lang zijn bijvoorbeeld 'word perfect' bestanden nog leesbaar en welke maatregelen moet je nemen om ze leesbaar te houden? Het concern hoeft deze hoofdbrekers niet zelf op te lossen Het Gemeentearchief Rotterdam is met een operationeel digitaal depot en preserveringssysteem bij uitstek geschikt om deze problemen de baas te kunnen. Het uitvoeren van de taken inclusief alle benodigde middelen en bijbehorende organisatie brengt hoge kosten met zich mee. Gemeentelijke diensten en deel gemeenten hebben de neiging om deze taken op een eigen manier uit te voeren. Het vroegtijdig onderbrengen van preserveringstaken bij een centrale en deskundige organisatie als het Gemeentearchief Rotterdam is efficiënt en bespaart de gemeente aanzienlijke kosten. Scenario's De volgende scenario's zijn denkbaar: 1. Het Gemeentearchief Rotterdam neemt de zorg voor digitale archieven van gemeentelijke diensten en deelgemeenten vervroegd over. Het Gemeentearchief Rotterdam neemt in dit scenario het digitaal archief dat voor permanente bewaring in aanmerking komt meteen over nadat de dossiers zijn afgesloten. De gemeentelijke diensten en deelgemeenten kunnen het materiaal dat voor vernietiging in aanmerking komt onder "licht regime" beheren en hoeven voor het te bewaren materiaal in dit geval geen zware voorzieningen te treffen op het gebied van systemen en organisatie. Het Gemeentearchief Rotterdam heeft de kennis, organisatie en systemen om de zorg voor de digitale archieven van de diensten en deelgemeenten over te nemen. Het voordeel van scenario 1 is dat er één centrale, deskundige organisatie, als een Shared Service Center, verantwoordelijk wordt voor bewaring van de digitale archieven. Bewaring wordt zodoende op een eenduidige manier uitgevoerd, wat het voor het Gemeentearchief eenvoudiger maakt om bewaartaken uit te voeren. De kwaliteit van de binnenkomende archieven wordt hiermee ook hoger, wat uiteindelijk ook voor de burger en de klanten van het Gemeentearchief van belang is. Specifieke kennis over het omgaan met en bewaring van digitaal materiaal hoeft slechts op één plaats, het Gemeentearchief Rotterdam, bijgehouden te worden. Dit scenario bespaart aanzienlijke kosten op het gebied van personeel en automatisering. 2. Het Gemeentearchief Rotterdam vormt een Trusted Digital Repository voor de gemeentelijke diensten en deelgemeenten. Scenario 2 gaat ervan uit dat het Gemeentearchief Rotterdam naast het beheer van het permanent te bewaren digitaal archiefmateriaal ook de zorg van het te uiteindelijk te vernietigen digitale materiaal overneemt van de diensten en deelgemeenten. In dit scenario verzorgt het Gemeentearchief het volledige beheer van digitaal archiefmateriaal dat niet meer direct in de werk- archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 33