beschikbaar stellen
beschikbaarstelling van digitale informatie vergen andere competenties van de archi
varis dan beheer, behoud en beschikbaarstelling van papier. Dat is meer dan wat
kennis van merkwaardige Engelse termen. Werkprocessen moeten worden aangepast.
Waarschijnlijk komt er één beschrijvingsmethodiek voor alle beherende afdelingen.
Dat betekent nogal wat voor archiefinstellingen en hun medewerkers.
Gaten in het geheugen
Het E-depot is een depot, net als een bewaarplaats voor papier, dat moet voldoen aan
wettelijke eisen en waarvoor een archivaris verantwoordelijk is. Als een archivaris die
verantwoordelijkheid niet neemt, wat is dan nog het nut van de archivaris? Goed,
het archiefwezen heeft twee gezichten met aan één zijde van de medaille de schat
bewaarder, hoeder van cultureel erfgoed en aan de andere kant van de medaille de
toezichthouder, de bewaker en beheerder van informatie. Dat beheer wordt actiever,
hoe groter en complexer de bestanden worden, hoe meer capaciteit voor onderhoud
nodig is. Heeft u er wel eens over nagedacht hoeveel er nodig is om een terabyte van
het ene naar het andere opslagformaat of softwarepakket over te zetten? En we
spreken nu zelfs al van petabytes. Niet voor niets heeft de KB het duurzame TIFF
formaat ingeruild voor het 'goedkopere' JPEG formaat. Maar mogen we iets dergelijks
met archieven doen? Hoe staat het met de integriteit van de collecties waar archiva
rissen pal voor staan?
Met de vorming van RHC's (soms fusies tussen archiefinstellingen en musea) en de
oprichting van Erfgoed Nederland lijkt 'erfgoed' belangrijker dan ooit. Geschiedenis
is bovendien 'hot'. De grootste uitdaging voor archiefinstellingen ligt evenwel in het
verwerven, beheren, ontsluiten en beschikbaar stellen van digitaal geboren informatie.
Daar moeten we bovenop zitten. Ook die informatie gaat behoren tot ons culturele
erfgoed, en sneller dan we denken, maar zonder goede zorg nu, vallen er later gaten
in ons collectieve geheugen.
Goed ontsloten informatie
De belangstelling van onze (potentiële) klanten richt zich voor een groot deel op het
eigen en dus recente verleden. Goed ontsloten digitale informatie is in dat opzicht
van enorm belang om onze klanten beter te kunnen bedienen. Die belangstelling kan
geschiedkundig van aard zijn, maar zal zeker ook worden gevoed door de recht- en bewijs-
zoekende burger. Jongere archieven dienen nu eenmaal ook een administratief belang.
Openbaarheid, de bescherming van persoonsgegevens en auteursrecht verdienen bij
het beschikbaar stellen van genoemde informatie de grootste aandacht.
Klanten verwachten een goede en snelle dienstverlening: eenvoudig zoeken
(vinden!), en gemakkelijk en snel kunnen bestellen, bijvoorbeeld het downloaden
van reproducties, scanning on demand of de levering van grote hoeveelheden
digital born documenten in een bewerkbare vorm.
De acquisitie van digitaal gevormde particuliere archieven vormt een uitdaging apart.
Papieren archieven staan nog wel eens vergeten in een kelder, garage of zolder, soms
decennia lang. Voor digitaal gevormde particuliere archieven is een slagvaardig
acquisitiebeleid vereist. Hoe gaan we dat aanpakken?
Schaalvergroting?
De verzamelde informatie kunnen we aanbieden via een digitale balie in een virtuele
studiezaal. Informatie wordt geraadpleegd op de PC of I-Phone. Maakt het uit waar
het E-depot staat? Technisch gezien natuurlijk niet. Het Gemeentearchief Rotterdam
gaat in elk geval zelf een E-depot inrichten en beheren en er komt een apart E-depot
voor de opslag van digitale bestanden van gemeentelijke organen die (nog) niet naar
het gemeentearchief worden overgebracht, maar evenmin in de bureauapplicaties
kunnen blijven. Een soort digitaal tussendepot, zeg maar.
archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur
de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot
