E-depot Rotterdam 4: hoe zacht kun je landen? Utopie Daar sta je dan. Een E-depot bouwen binnen het bestaande budget, organisatorisch passend in de bestaande organisatie en met gebruik van voor iedereen toegankelijke open source software, met één zoek- en raadpleeginterface voor de bezoekers; dat begon op een utopie te lijken. Het was toch wat ingewikkelder dan aanvankelijk gedacht. Na het hoogvliegen en dalen stonden we nu voor de vraag: hoe zacht kunnen we landen? In de voorafgaande artikelen beschreven we de wil van het Gemeentearchief Rotterdam om een digitaal depot (E-depot) te bouwen voor de te verwachten opname van digitale bestanden. De uitgangspunten waren simpel: de bouw moest binnen het bestaande budget worden gerealiseerd en het E-depot moest passen in de bestaande organisatie. Bovendien zouden de resultaten vrijelijk voor andere archiefdiensten beschikbaar zijn, zowel de documentatie als de software. Dat laatste betekende de keuze voor open source software. Het depot zou verder zodanig in de technische en functionele infrastructuur moeten passen dat bezoekers met één zoek- en raadpleeginterface zowel analoge als digitale bestanden zouden moeten kunnen vinden, ongeacht ook van het type materiaal. Die mooie voor nemens begonnen echter op een utopie te lijken. Het was toch wat ingewikkelder dan aanvankelijk gedacht of gehoopt. De conclusie dat de voor de pilot gekozen software Dspace niet de goede basis voor het E-depot zou zijn, hield niet in dat het project mislukt was. Integendeel eigenlijk. De ingewikkeldheid vertroebelde niet het zicht op de maakbaarheid; de horizon was misschien nog ver weg, maar niet onbereikbaar. Je leert scherper formuleren wat je wel wilt. De twee jaar (vanaf 2004) van vergaren van kennis en verwerven van inzicht door het uitvoeren van pilots en onderzoeken hadden voldoende basis gegeven om het project voor de komende drie jaar vorm te geven. De reis was te lang om in één keer afgelegd te worden, dus dan maar in etappes. Dit resulteerde in het vaststellen van drie zogenaamde 'plateaus'. Plateaus Een plateau is een werkend geheel van organisatie, mensen en middelen, met gedefinieerde, haalbare doelstellingen die werkende weg in de organisatie worden verankerd. Elk plateau kan in een jaar gerealiseerd worden en een volgend niveau bouwt voort op het eerste. Het projectontwerp voor de komende drie jaar kent drie van zulke plateaus. Plateau 1 is de basis waarop andere plateaus door kunnen archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur Oorspronkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 112, nr. 4, mei 2008, p. 24-25. 43 peter horsman en rené spork

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 23