E-depot naast de reeds bestaande applicaties zouden staan. Geen dubbele vastlegging van gegevens en één interface voor onderzoekers werd de leidende eis voor het project. Er kwam een tweede versterkende factor bij. Aanvankelijk zou het project zich beperken tot de opname van oorspronkelijk digitale documenten, digital born. Maar zoals zoveel erfgoedinstellingen digitaliseert het Gemeentearchief Rotterdam in hoog tempo analoog materiaal, ook die digital re-born documenten moeten zorgvuldig beheerd worden, want ook al blijft het origineel bewaard, er zijn met de digitalisering nu eenmaal aanzienlijke bedragen gemoeid. Het besef groeide dat het niet lang meer zou duren of digitaal beschikbaarstellen zou de regel worden, en werken met papier uitzondering. De blik en de geest behoefden verruiming, de oorspronkelijke opdracht was misschien wel te beperkt. Blauwdruk Hoewel het realiseren van het E-depot in engere zin, dat is dus de technische voor ziening voor opnemen opslag en beschikbaar stellen van digitale documenten nog steeds een doel is, is het niet langer het enige doel. Gedurende het project zien mede werkers in dat werkprocessen aangepast moeten worden, dat de huidige applicaties misschien niet helemaal meer voldoen, en vooral dat er de noodzaak is van een duidelijk gedefinieerd einddoel, een visie: een optimaal digitale dienstverlening, zowel wat behouden, beheren, bewerken als beschikbaar stellen betreft. Dat is nogal breed. Daarom wordt er nu gewerkt aan een blauwdruk waarin de verschillende componenten in onderlinge samenhang staan weergegeven. Deze blauwdruk is het startpunt. Alle verschillende deelprojecten en ontwikkelingen moeten er op geprojec teerd kunnen worden. Eén van die deelprojecten is het technisch ontwerp en de realisatie van het depot zelf, waarom het allemaal begonnen is en waarom heen de andere projecten zich als het ware groeperen. Dit deelproject wordt gezamenlijk met het Nationaal Archief uitgevoerd. Andere deelprojecten zijn onder andere het realiseren van een digitale balie of virtuele studiezaal en het ontwikkelen van een digitaal toegangensysteem, gebaseerd op de internationale beschrijvingstandaards ISAD(G) en ISAAR(CPF), waarbij de toegangen in EAD gecodeerd zullen worden. Ook zullen alle reeds aanwezige digitale bestanden op een gestructureerde manier in het depot moeten worden opgeslagen en beschreven. Omdat nu een maal niet alles tegelijk kan, definieert het projectplan een drietal 'plateaus'. Voor elk van de plateaus is precies vastgelegd welke doelen bereikt moeten worden, binnen welke tijd en tegen welke personele en materiële kosten. Veranderingstraject In volgende bijdragen gaan we meer in detail in op de belangrijkste onderdelen van het project, dat eigenlijk al geen project maar een veranderingstraject is. Het Gemeente archief Rotterdam transformeert, zonder nog precies te weten waarin. De titel van dit eerste artikel bevat dan ook de vraag: waarheen? De titels van de volgende artikelen illustreren het avontuurlijke vervolg: Hoe hoog kun je vliegenHoe diep kun je dalen?, Hoe zacht kun je landen?, Hoe hard kun je lopen?, Zijn we er al bijna?, Geen weg terug! en... Hoeveel kun je hebben? archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot Oorsponkelijk verschenen in: Archievenblad, jaargang 112, nr. 2, maart 2008, p. 28-29.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 18