Niets ligt meer voor de hand dan om te beginnen met een definitie van het E-depot. Die definitie hebben wij als sluitstuk van onze zoektocht eerst geformuleerd na afloop van de artikelenreeks en is inmiddels geplaatst in Wikipedia. In deze publicatie laten wij de definitie keurig vooraf gaan aan de artikelenreeks, zoals het eigenlijk hoort. Definitie Synoniem: elektronisch depot, digitaal depot. Een technische voorziening, bestaande uit hardware en software, voor de duurzame en betrouwbare bewaring en beschikbaarstelling van digitale informatie, zowel digitaal geboren als gedigitaliseerd. Het gaat dus niet alleen om geheugenruimte. E-depots worden vooral ontwikkeld door archieven en bibliotheken die in toenemende mate geconfronteerd worden met digitale documenten. Een E-depot is in staat zulke documenten op te nemen, op te slaan, veilig te bewaren en voor raadpleging beschikbaar te stellen. Rond het E-depot is een aantal voorzieningen vereist om de betrouwbaarheid te garanderen: organisatie, professioneel personeel, gebruik van standaards en procedures. In het bijzonder vraagt de conservering van de informatie voortdurend de aandacht van de beheerders. Immers, digi tale documenten hebben hun eigen opslagformaat en zijn voor de raadpleging afhankelijk van programmatuur. Zowel opslagformaten als software verou deren en dus zijn er maatregelen nodig om de documenten ook in de toekomst raadpleegbaar te houden. Begin De Koninklijke Bibliotheek nam in 1994 de strategische beslissing om het verza melen, bibliografisch beschrijven, bewaren en ter raadpleging beschikbaarstellen van in Nederland uitgegeven elektronische publicaties aan te merken als een taak voor de KB als nationale bibliotheek. Al in de jaren tachtig ontving de KB af en toe diskettes of cd-roms als bijlage bij een gedrukte publicatie. Gaandeweg verschenen steeds meer zelfstandige publicaties op elektronische media. Langzamerhand realiseerden nationale bibliotheken, ook de KB, evenals archieven, banken, ministeries en het kadaster zich dat er iets moest gebeuren, omdat dit digitale erfgoed anders voorgoed verloren zou gaan. Er waren al voorbeelden van computer gegevens van NASA en van een bevolkingsonderzoek uit de jaren zestig in de Verenigde Staten, die niet meer te reconstrueren waren. De opbouw en inrichting van het Depot van Nederlandse Elektronische Publicaties (DNEP) bleek pioniers werk te zijn. Er waren in de jaren 1994-1996 geen voorbeelden van andere (nationale) bibliotheken die reeds zo'n elektronisch depot hadden. Duurzaam De duurzame raadpleegbaarheid is een van de grote uitdagingen waar erfgoed instellingen - bibliotheken en archieven in bijzonder - voor staan. Steeds meer informatie, die het waard is voor het nageslacht bewaard te blijven, is digitaal. Soms was het oorspronkelijke document nog analoog - een brief, een rapport, een boek, tekening - en is later gedigitaliseerd, maar in toenemende mate wordt informatie direct al digitaal gemaakt, langs elektronische wegen verzonden, digitaal ontvangen en in digitale vorm bewaard. Digitale informatie heeft grote voordelen boven papieren documenten: gemakkelijk en snel te verzenden, goed doorzoekbaar, prima te veranderen en opslag neemt weinig fysieke ruimte in. Digitale informatie heeft echter ook een nadeel: ze is kwetsbaar. De grootste bedreiging is de snelle veroudering van software en documentformaten. Een brief of een gedrukt boek van tien, vijftig of honderd jaar geleden laat zich doorgaans nog prima lezen, maar een digitaal document dat tien jaar oud is loopt een groot risico nu al onleesbaar te zijn geworden, als het al niet door onoplettendheid is gewist of overschreven. Informatie Archiefdiensten hebben als wettelijke taak relevante informatie te bewaren. In de eerste plaats is dat overheidsinformatie, maar ook particuliere administraties kunnen blijvend van belang zijn voor de maatschappij. Al vanaf 2004 werkt het Gemeentearchief Rotterdam samen met het Nationaal Archief aan de ontwikkeling en realisatie van een E-depot. Inmiddels werken ook de Justitiële Dienst in Almelo en het Stadsarchief Amsterdam met/aan E-depots. Kwaliteitseisen Evenals een gewoon depot moet een digitaal depot aan hoge kwaliteitseisen voldoen. Die betreffen vooral de betrouwbaarheid, zowel van de techniek als van de organisatie. De Archiefinspectie ziet toe op de kwaliteit van de bewaring van archieven. Wat E-depots aangaat heeft het Landelijk Overleg Provinciale Archief inspecteurs in mei 2008 'ED3' Eisen Digitale Duurzaamheid Digitaal Depot, gepubliceerd, dat een toetsingskader wil zijn voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie. archiefschoolschrift 2 het e-depot als avontuur de artikelenreeks in het archievenblad van 2008 en de definitie van het e-depot Zie: nl.wikipedia.org/wiki/E-depot.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archiefschoolschrift | 2010 | | pagina 16