Deze schade is waarschijnlijk ontstaan tijdens de verhuizing van
het archief in 2007.29 Wanneer deze beschadigingen aan de
dozen zijn ontstaan terwijl de verbrande objecten zich binnen
de doos bevonden, zal dit een risico op mechanische schade
aan de objecten hebben opgeleverd.
Suggesties
Objecten die niet zeer fragiel zijn, lopen geen verhoogd risico
door de portefeuilleberging. Maar wanneer de onder- en zijrand
van objecten aangetast is, is berging in dozen een betere optie.
In de collectie zijn 25 inventarisnummers in kaart gebracht die
baat zouden hebben bij een verandering van portefeuille
berging naar standaard liggende doos.
De standaard liggende dozenberging is een verpakkings
methode die over het hele archief is doorgevoerd. Het depot is
ingericht op (onder andere) deze berging. Het overstappen op
Conclusie
Afbeelding 12. Inventarisnummer 5075/3685 (foto auteur, 26 mei 2014).
Ad. 3 De onbedoelde mogelijke negatieve effecten
(neveneffecten) van het verpakken. Toen alle verbrande
objecten nog in portefeuilles werden bewaard, werd op de
portefeuilles met de meest kwetsbare objecten een rode sticker
geplakt. Daarmee werd aangegeven dat de portefeuille niet
door bezoekers van het archief kon worden aangevraagd en dat
de portefeuille voorzichtig gehanteerd moest worden.
Een voordeel van de portefeuilleverpakking is dat degene die
de portefeuille hanteert, veel meer in contact komt met de
objecten binnen de verpakking dan bij de standaard liggende
dozenverpakking. Omdat de portefeuilleverpakking een aantal
randen vrijlaat kunnen de objecten gemakkelijk worden
geïnspecteerd, hoewel de gesloten portefeuilleruggen op de
plank in het depot even weinig van de inhoud laten zien als
de gesloten dozen. Wanneer er snippers van de documenten
vallen, is de kans groot dat dat wordt opgemerkt. Binnen de
standaard liggende dozen worden afvallende snippers alleen
opgemerkt wanneer de doos geopend wordt.
Er zijn zelfs voorbeelden gevonden die erop wijzen dat niet zo
zorgvuldig met de dozen is omgegaan als wenselijk is, gezien
de fragiele staat van hun inhoud. Op een aantal dozen zijn
beschadigingen en deuken te zien die mogelijk wijzen op een
minder zorgvuldige behandeling (zie afbeelding 12 en 13).
Zowel de constructie van de portefeuilleberging als die van de
berging in standaard liggende dozen, is erop gericht dat de
objecten binnen de verpakking onbeweegbaar blijven. Bij de
standaard liggende dozen zorgt de constructie binnen de dozen
er echter voor dat juist op de fragiele randen van de objecten
extra druk komt.
Afbeelding 13. Inventarisnummer 5075/3686 (foto auteur, 26 mei 2014).
een andere bergingsmethode is dus niet efficiënt. En het hoeft
ook niet; met een paar kleine aanpassingen zouden de dozen
de objecten een stuk beter kunnen beschermen.
Er moet naar gestreefd worden dat de druk op de hele stapel
binnen de dozen gelijk is, zodat de objecten vast binnen de
doos liggen. Een optie is om voor de steunlagen inflexibel
karton te gebruiken, zodat de vervorming niet meer plaatsvindt.
Ook zouden de dozen tot net iets boven de rand opgevuld
kunnen worden met een ander materiaal dat een beetje
meegeeft, zodat de objecten strak in de gesloten doos zitten.
Daarnaast zou het gunstig zijn om de stapels binnen dozen
kleiner te maken. Dit verhoogt het gemak waarmee stapels
gehanteerd worden en maakt opstapelen eenvoudiger. Een
stapel kan kleiner gemaakt worden door minder bladen in een
doos te leggen, maar ook het opbreken van stapels - om de
zoveel bladen een tussengeschoten blad (stuk dun karton)
plaatsen -
is een optie.30 Het tussenschieten van karton heeft tot gevolg
dat er minder ruimte in een berging is voor de objecten,
waardoor uiteindelijk meer ruimte zal moeten worden gemaakt
voor het bergen van de collectie.
Verder is het belangrijk om aan de buitenkant van de dozen
visueel duidelijk te maken dat het materiaal daarin fragiel is.
De rode stickers die nu nog af en toe op de portefeuilles te
vinden zijn, of een variatie hierop, zouden moeten voldoen.
Het digitaliseren van de verbrande geblokkeerde inventaris
nummers zal een omvangrijk en prijzig project worden. Voor de
schadesoorten die het digitaliseren belemmeren (aantasting/
verkoling van de randen van bladen, snippers op blad, extreem
vuile bladen, omgekrulde randen, kreuken, verkleving en losse
zegels) zal een oplossing moeten worden gevonden voordat het
digitaliseren plaats kan vinden.
Hoewel door het digitaliseren van de microfiche-opnamen het
risico voor het originele materiaal nihil is, is de beeldkwaliteit te
slecht voor een bevredigend resultaat. Wel biedt deze mogelijk
heid een mooie 'tussenoplossing', zodat nog nagedacht kan
worden over een structurele oplossing voor het verbrande
archief. Door de digitalisering van microfiches is de informatie
van de objecten dan tussentijds toch beter bereikbaar.
Een digitaliseringsproject kan bijdragen aan de conservering van
de collectie. Nu aangetoond is dat de berging op enkele punten
verbeterd kan worden, is een digitaliseringsproject een zeer
geschikte mogelijkheid om tegelijkertijd verbeteringen in de
24 2015 nummer 8
