Archiefwet
en verzoeken
om informatie
Openbaarheid van overheidsinformatie is voor het functioneren van de democratische rechtstaat
onontbeerlijk. Kennis van informatie die de overheid creëert, ontvangt, gebruikt et cetera maakt het
burgers mogelijk de overheid te controleren en deel te nemen aan het debat over het handelen van
diezelfde overheid.
Bewijslast
Wanneer burgers de overheid om informatie verzoeken op
grond van de Wob, dan stelt het bestuursorgaan met enige
regelmaat dat een bepaald document niet meer aanwezig of
onvindbaar is. Volgens vaste rechtspraak is het dan aan de
burger om te bewijzen dat dit document er wel is of had
moeten zijn. Dat lijkt een haast onmogelijke opgave, maar toch
hebben burgers soms duidelijke aanwijzingen dat een stuk er
zou moeten zijn. In deze gevallen wordt steeds vaker een
beroep op de plichten op grond van de Archiefwet gedaan.
Een mooi voorbeeld hiervan is een uitspraak van de afdeling
Bestuursrechtspraak van de Raad van State (RvS) van 2 juli
2014.1
Procedure
X had op een bestemmingsplan Buitengebied van gemeente
Heeze-Leende gezien dat zijn perceel was verkleind ten gunste
van de buren. Uiteraard was X het met deze beslissing van zijn
gemeente niet eens en startte hij een procedure die hem en de
gemeente uiteindelijk bij de RvS brachten.
Daarnaast had X met een beroep op de Wob de gemeente
verzocht hem alle documenten toe te zenden betreffende dit
bestemmingsplan.
X was op zoek naar het volledige audioverslag van een
gemeenteraadsvergadering en een e-mail van de wethouder.
Volgens X had de gemeente dit audioverslag en de e-mail op
grond van de Archiefwet moeten bewaren. Van het audioverslag
waren delen te beluisteren op de website van de gemeente,
maar het ging X juist om de delen die niet op de website te
beluisteren zijn geweest.
In het besluit op het verzoek van X voerde de betrokken
gemeente Heeze-Leende aan dat de band met het volledige
audioverslag en de e-mail niet zijn bewaard. De rechtbank is
nagegaan of op de gemeente de plicht rustte om het volledige
audioverslag en de e-mail te archiveren. Uiteindelijk vond de
rechtbank de mededeling van de gemeente niet ongeloof
waardig. X slaagde er niet in de rechtbank te overtuigen van het
tegendeel en stelde hoger beroep in bij de RvS.
Verslaglegging
Volgens de RvS was de gemeente wel verplicht om op grond
van de archiefwettelijke selectielijst het verslag van de
desbetreffende gemeenteraadsvergadering te 'archiveren'. Dit
hoeft niet per se schriftelijk, het kan ook in een andere vorm,
bijvoorbeeld als geluidsopname. De RvS oordeelde dat kan
worden volstaan met één vorm van vastlegging. X verklaarde
echter niet in het bezit te zijn van een schriftelijk verslag, terwijl
de gemeente eerder al had verklaard X alle documenten te
hebben toegezonden.
Als de gemeente wel een schriftelijk verslag had gearchiveerd,
was er volgens de RvS geen verplichting om ook de band met
het audioverslag te archiveren. In dat geval had de gemeente
het schriftelijk verslag moeten toezenden aan X. Als de
gemeente geen schriftelijk verslag had gearchiveerd, was er
wel een verplichting om het audioverslag te archiveren. Er moet
iets van verslaglegging bewaard blijven, in welke vorm dan
ook.
Voor wat betreft de e-mail stond het voor de RvS niet vast of de
e-mail bewaard had moeten worden op grond van de selectie
lijst. Dat is alleen af te leiden wanneer iets bekend is over de
inhoud van de e-mail. Uit de informatie waarover de RvS
beschikte, kon worden afgeleid dat de e-mail waarschijnlijk
betrekking had op de jaarlijkse aanpassingen van het bestem
mingsplan. Dat is dan volgens de selectielijst wel weer te
De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en de Archiefwet 1995
(Archiefwet) vormen de meest algemene wetten met betrek
king tot openbaarheid van overheidsdocumenten dan wel
archiefbescheiden. Hoewel de Wob verrijkt is met een stort
vloed aan jurisprudentie, zijn het aantal rechtszaken op grond
van de Archiefwet echter nog altijd zeer beperkt. De laatste
jaren zien we echter in Wob-procedures dat steeds vaker een
beroep op de Archiefwet wordt gedaan. Waarom is dat en
schieten we daar iets mee op?
28 2015 nummer 7
