Verkenning archivering
Vooruitzicht
Noten
Op verzoek van het project GOAL heeft PBLQ HEC, onder begeleiding
van een interbestuurlijke begeleidingsgroep, een verkenning
uitgevoerd van de Omgevingswet en archivering.8 Om te beginnen
wordt in het opgeleverde rapport de staat van het archiefbeheer
voor Wro en Wabo in kaart gebracht. De verkenning onderschrijft
het probleem dat door informatiebeheerders en archiefspecialisten
vanuit lokale overheden is gesignaleerd: 'Veel lokale overheden zijn
nog onvoldoende voorbereid op het duurzaam beheren van digitale
informatie, wat een eerste vereiste is om te kunnen voldoen aan de
eis dat digitale plannen, vergunningen en andere omgevings
producten van lokale overheden betrouwbaar en bestendig langs
digitale weg ter beschikking kunnen worden gesteld aan de
samenleving.' Daarbij worden twee concrete voorbeelden
gegeven:
Een archieffunctie bij de website Ruimtelijkeplannen.nl
ontbreekt. Hierdoor is het niet mogelijk via die voorziening de
historie van ruimtelijke plannen te reproduceren, terwijl dit soms
nodig kan zijn. De Raad van State heeft dit probleem eerder
aangekaart bij de VNG.
Hoewel het OLO bedoeld is om een vergunningsaanvraag langs
digitale weg te doen en de behandeling ervan digitaal te volgen,
komt het voor dat de aanvraag wordt geprint. Gevolg: de burger
kan de behandelstatus niet langs digitale weg volgen en de
uiteindelijke vergunning blijft een papieren document.
Conclusie: 'De lokale overheden zullen op een ander tempo [lees:
versneld, RB] de invoering van digitaal werken ter hand moeten
nemen. Gebeurt dat niet, dan is er onvoldoende fundament om de
beoogde Omgevingswet te laten functioneren.'
Als oplossingsrichting vanuit de lokale overheden wordt voorgesteld
om de stap naar digitaal werken voortvarend op te pakken met
behulp van het concept 'zaakgericht werken', vanwege de goede
mogelijkheden hiervan voor de noodzakelijke integratie van
dossiervorming en archivering met het werkproces. Tegelijkertijd
kunnen lokale overheden hun informatiebeheer verbeteren en
komen tot (al dan niet in gezamenlijkheid ontwikkelde) voor
zieningen waarmee de informatie van die gedigitaliseerde
processen duurzaam kunnen worden beheerd (lees: e-depots).
Als oplossingsrichting vanuit het programma GOAL wordt voorgesteld
om voor de omgevingsplannen en vervolgens ook de vergunningen
landelijke registers te ontwikkelen waarbinnen die omgevings
producten duurzaam toegankelijk worden beheerd, volgens de
eisen die gesteld worden aan de basisregistraties. In deze registers
worden dus de omgevingsplannen en vergunningen gearchiveerd,
inclusief historie (mutaties). Verder zal er vanuit GOAL gewerkt
moeten worden aan standaarden waaraan de omgevingsproducten
moeten voldoen.
Naast de uit het voorgaande te nemen acties door bevoegde
gezagen (via hun koepels) en GOAL, zijn er ook gezamenlijke acties.
Ten eerste een bestuursakkoord tussen de rijksoverheid en de lokale
overheden om een gedeeld commitment te organiseren op de
oplossingsrichting, waar vervolgens via de koepels (VNG, IPO, Unie
van Waterschappen) invulling gegeven kan worden aan de in het
bestuursakkoord vastgelegde afspraken. Onderdeel van de
afspraken zou moeten zijn dat de bevoegde gezagen instemmen
met de oprichting van een landelijk register waarin de omgevings
plannen en -vergunningen worden geregistreerd voor duurzaam
beheer en toegankelijkheid. Bij de uitwerking van GOAL moeten de
archiefwettelijke consequenties van registers inclusief die voor
ruimtelijke plannen worden meegenomen. Ten tweede
ondersteuning van de bevoegde gezagen inzake digitaal werken.
De verkenning geeft dus geen oplossing op het niveau van
inrichting en uitvoering, maar legt de nadruk op standaardisatie,
de noodzaak tot samenwerken tussen bestuurslagen en het
nadenken over gemeenschappelijke voorzieningen.
Het is duidelijk dat de wetgever voor de Omgevingswet deze keer
meer rekening houdt met de noodzakelijke voorwaarden ten
aanzien van de informatiehuishouding van bevoegde gezagen. Ook
elders is er aandacht voor de nieuwe wet: de Digitale Agenda 2020
van de VNG vermeldt herhaaldelijk de Omgevingswet en de
VNG-groep Informatiemanagement 100.000+ gemeenten gaat
studiedagen aan de Omgevingswet wijden. Het implementatie
programma zal naar verwachting voorzien in een voorstel voor
aanpassing van de huidige digitale voorzieningen OLO, Activiteiten-
besluit Internetmodule (AIM) en Ruimtelijkeplannen.nl. Aanvullend
zullen voorstellen gedaan worden om te komen tot een Laan van
de Leefomgeving. De uitkomsten van de Verkenning archivering
worden hierbij naar verwachting meegenomen op de twee
hoofdpunten: invoering van zaakgericht werken en landelijke
registers. Dit alles op basis van een bestuursakkoord. Hoewel er nog
veel vragen zijn rond zaakgericht werken en archivering in ketens9
en auteursrechten van ingediende tekeningen en foto's, geeft dit
vooruitzicht vertrouwen in de archivering onder de Omgevings-
wet.
1 Brief van de minister van Infrastructuur en Milieu aan de
voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Den Haag,
28 juni 2011.
2 Visie op het stelsel van Overheidsgegevens (2014). Zie:
http://www.noraonline.nl/images/noraonline/b7bb/Visie_op_
het_Stelsel_van_Overheidsgegevens-vl0.pdf
3 Steven Meking, Organisatie en besturing (governance) digitaal
stelsel Omgevingswet (2014).
4 Steven Meking, Visie digitaal stelsel Omgevingswet (2014), p. 5.
5 Geonovum, Globaal ontwerp Laaninfrastructuur - concept
(2014), p. 24.
6 Met als eventuele voorlopers nog de basisregistraties en voor
gangers daarvan, zoals de Gemeentelijke Basis Administratie (nu
Basisregistratie Personen).
7 Robbert Jan Hageman, 'De Wabo als breek- en smeedijzer voor
digitale archivering', Archievenblad (2010), nr. 4, pp. 23-25.
8 HEC PBLQ, Verkenning Omgevingswet archivering (2015). Zie:
https://omgevingswet.pleio.nl/file/download/32102352
9 Zie: KING, Omgevingswet. Onderzoek naar impact voor
gemeenten (2014), p. 17: 'De samenwerking met regionale uit
voeringsdiensten laat nu al zien hoe moeilijk het is om gemeen
schappelijke afspraken te maken over de inrichting en afhandeling
van processen, over zaakinformatie en archivering en de inrichting
van de informatievoorziening.'
Roland Bisscheroux informatiemanager/archiefinspecteur bij het
Noord-Hollands Archief (roland.bisscheroux@noord-hollandsarchief.nl).
26 2015 nummer 6
