r
Het bestaande levenscyclusmodel
hindert daarbij meer dan dat het
helpt.
Nieuwe werkelijkheid
Strategische agenda
Slot
Noten
Het is zeer de vraag of dit repertoire eenvoudig te ontwikkelen
is vanuit het bestaande 'bestel-denken' waarin de informatiehuis
houding van de overheid in tweeën is geknipt. De wereld waar
voor dit archiefbestel ooit is ingericht, is drastisch veranderd. Het
blijkt niet gemakkelijk om een bestaand bestel functioneel te
maken voor een nieuwe werkelijkheid. Er zijn simpelweg te veel
gevestigde belangen en het is niet eenvoudig om de bestaande
kaders die zo lang zekerheid hebben geboden, los te laten
zonder te weten wat er precies voor terugkomt. Ik heb ook
grote twijfels of verantwoordelijkheid voor beheer van informatie
zich wel zo makkelijk laat opknippen.
De vergelijking met waterbeheer dringt zich op. Een rivier
stroomt door verschillende landen. Tot in de 19e eeuw richtte
ieder land, ja zelfs ieder waterschap, op eigen houtje het water
beheer in zonder zich te bekommeren over de effecten van de
maatregelen beneden- of bovenstrooms. Vervuild rivierwater
kan benedenstrooms wel gezuiverd worden, maar kost veel
geld en veel moeite en heeft iets van voortdurend de rommel
opruimen die anderen veroorzaken. Een ondankbare en een
weinig effectieve bezigheid. Het is slimmer om afspraken te
maken met de bovenstrooms gelegen landen zodat de kwaliteit
van het rivierwater overal verbetert. Ofwel in gezamenlijkheid
nadenken over oplossingen voor een verantwoorde manier van
vuilafvoer. Met informatiebeheer is iets vergelijkbaars aan de
hand. Informatie dient vele belangen, die eigenlijk alleen maar
op een effectieve wijze behartigd kunnen worden als deze in
samenhang worden vormgegeven. Niet volgtijdelijk (want dat
gaat altijd ten koste van bepaalde belangen) maar gelijktijdig,
op het moment dat informatie wordt gegenereerd en vanuit
een integrale belangenafweging.
Dit afscheid nemen van volgtijdelijkheid van beheer van proces
gebonden informatie betekent nogal wat voor de manier
waarop het openbaar archiefwezen functioneert en waar het
zijn inspanningen op richt. Het bestaande levenscyclusmodel
hindert daarbij meer dan dat het helpt. Om die reden is in de
wetenschap al lang afscheid genomen van dit model en biedt
het records continuum meer houvast als denkkader en hopelijk
ook als handelingskader. Er ligt geen panklaar recept voor deze
'beweging naar de voorkant', maar er zijn wel voldoende
argumenten om de inspanning niet langer te richten op of ten
behoeve van het moment van overbrenging. Dat leidt tot een
structureel achter de feiten aan lopen waarbij steeds weer
achteraf - met alle kosten die daarmee gepaard gaan - gerepa
reerd moet worden. Het gaat erom te zoeken naar betere en
effectievere mogelijkheden om de kwaliteit van de informatie
huishouding zoveel mogelijk bij de creatie van informatie te
regelen (waar mogelijk 'by design') en ervoor te zorgen dat
informatie nog meer dan nu het geval is op de strategische
agenda komt te staan. De instelling van een strategisch
informatieoverleg is een goede eerste stap. Daar hoort ook
een nieuw elan van de archiefprofessional ten opzichte van
de informatiehuishouding van (overheids)organisaties bij. De
bijdrage die de archiefprofessional levert om problemen in de
informatiehuishouding van een organisatie te lijf te gaan, zijn
gebaseerd op de borging van de relatie tussen proces en
informatie. Opschuiven naar voren in de keten betekent meer
investeren in kennis over de primaire processen en de informatie
die deze processen genereren, naast het ontwikkelen van een
duurzame en vruchtbare relatie met proceseigenaren. Wet- en
regelgeving, normenkaders, standaarden: ze kunnen allemaal
heel behulpzaam zijn bij het verbeteren van de kwaliteit van de
informatiehuishouding, maar het is jarenlang duidelijk dat dit
alleen onvoldoende is.
De archivaris zou zich ten zeerste aangesproken moeten voelen
door alle recente kritiek op de kwaliteit van de archiefvorming
en het informatiebeheer. Deze terugkerende negatieve aandacht
vanuit de politieke en bestuurlijke arena is misschien vervelend,
maar biedt ook geweldige kansen om onze professionele
archivistische stem veel sterker te laten horen. Niet met het
opgeheven archiefwet-vingertje, maar door vanuit onze
professionele gedrevenheid verbinding te zoeken met de
werkprocessen en aan tafel te komen met de proceseigenaren
en te doorgronden hoe de informatie zich verhoudt tot de
specifieke werkprocessen, bijvoorbeeld door samen met
proceseigenaren informatierisico's in kaart te brengen. Minder
de overbrenging als ijkpunt maar meer de informatiekwaliteit.
Ik denk dat de archiefopleidingen zich op dit gebied nog veel
sterker kunnen ontwikkelen. Zowel voor onderwijs als onderzoek
liggen er nog steeds prachtige mogelijkheden. Al begint de tijd
wel te dringen.
1 Zonder volledig te willen zijn: Rijksarchiefinspectie, Een
dementerende overheidDe risico's van digitaal beheer van
verantwoordingsinformatie bij de centrale overheid (2005);
Raad voor Cultuur, Het tekort van het teveel. Over de rijksver
antwoordelijkheid voor cultureel erfgoed (2005); Informatie op
orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie (2006);
Raad voor het openbaar bestuur en Raad voor Cultuur, Infor
matie: grondstof met toekomstwaarde (2008); Algemene
Rekenkamer, Informatiehuishouding van het Rijk (2010).
2 Handelingen Tweede Kamer, 2014-2015, 33 326, nr. 5,
Eindrapport onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid, p. 29
3 Handelingen Tweede Kamer, 2014-2015, 33 606, nr. 4,
Hoofdrapport Parlementaire Enquête Woningcorporaties, pp.
206-207.
4 Brief 'Voorkom Digitale Dementie', 2 april 2015, zie:
https://www.vng.nl/files/vng/20150417_brief_aido_1.1.pdf
5 D.P.M. Graswinckel, 'Hercules op de tweesprong', in:
Nederlands Archievenblad (1950-1951) nr. 2, pp. 107-116,
aldaar 111.
6 Ibidem.
Charles Jeurgens wetenschappelijk adviseur bij het Nationaal
Archief en hoogleraar Archivistiek aan de Universiteit Leiden.
nummer 6 201 5 21
