r
Ondanks verbeterprogramma's
als Informatie op orde blijven
overheidsarchieven een bron
van zorg. Moet de archivaris zich
aangesproken voelen?
Archiefinstellingen als het Nationaal Archief: van oudsher achteraan in de keten, ver van de primaire processen verwijderd (foto Wikimedia Commons).
overgebracht naar het oud archief, er mede moet werken'.5
De theorie van het records continuum was weliswaar nog niet
geformuleerd, maar Graswinckel bepleitte al wel een integrale
benadering van archieven die pas decennia later een stevig
theoretisch fundament zou krijgen. In de optiek van Graswinckel
markeerde de overbrenging van archieven weliswaar een
belangrijke verandering van beheer, maar dat was niet de
essentie waar het bij deskundig beheer van de archieven om
ging. Specialisatie was volgens hem noodzakelijk en gezond,
'zolang zij steunt op de basis van onze archivistische beginselen'.
Maar zo vervolgde hij, '[w]at hier en daar buiten het archief
wezen tot nu toe in de richting van de moderne archieven
gespecialiseerd wordt, is vaak niet in overeenstemming met die
beginselen, en de vrees is gewettigd, dat in die gevallen een
chaos kan ontstaan, die over enige decennia niet meer te ont
warren zal zijn'.6 In het licht van de recente constateringen van
de enquête- en onderzoekscommissies welhaast profetische
woorden. Het roept de vraag op of de archivaris, of misschien
kunnen we beter spreken van de archiefprofessional, zich wat
minder vanuit het instituut archiefdienst zou moeten profileren
en meer vanuit zijn professionaliteit met betrekking tot integrale
kennis van archiefvorming en archiefbeheer zou moeten
handelen. Gaat het er niet vooral om dat de archiveringsfunctie
op een solide en op een professionele manier wordt ingericht?
Die professionaliteit zou gebaseerd moeten zijn op het een
voudige maar even weerbarstige principe van de procesgebonden
heid van informatie. Het object waarmee de archiefprofessional
zich bezighoudt is immers informatie die door werkprocessen
wordt gegenereerd. De archiefprofessional is een specialist die in
staat is om de activiteiten op het gebied van beheer en
beschikbaarstelling van informatie te organiseren vanuit dit
beginsel van procesgebondenheid. Of om met Marten Toonder
te spreken: het denkraam van de archiefprofessional is niet
beperkt tot de documenten of de vastgelegde informatie, maar
dat denkraam is veel groter als gevolg van een grondige kennis
van de activiteiten die deze informatie genereren: de werkprocessen.
Het repertoire (zowel inhoudelijk, technisch als bestuurlijk) dat
de moderne archiefprofessional, samen met degenen die
informatie genereren, moet ontwikkelen om effectief te kunnen
sturen op informatiebelangen, ligt niet op het scharnierpunt van
de overbrenging maar op het koppelvlak tussen de business
(werkprocessen) en de informatie die door deze werkprocessen
wordt gegenereerd.
20 2015 nummer 6
