V
Zowel voor onderwijs als
onderzoek liggen er nog steeds
prachtige mogelijkheden. Al
begint de tijd wel te dringen.
Profetische woorden
Na overbrenging zijn het burgers en onderzoekers die met de
vorming van die archieven niets van doen hebben gehad. Op dit
scharnierpunt van overbrenging komen beide werelden, die
verder vrijwel autonoom opereren, kortstondig bij elkaar in de
vorm van het opstellen en toepassen van een selectielijst en
het maken van een voor secundair gebruik geschikte toegang
(inventaris), die ervoor moet zorgen dat de over te brengen
archiefbescheiden in hun administratieve context kunnen
worden gekend en het stellen van openbaarheidsbeperkingen.
De harde cesuur van de overbrenging is in tal van maatregelen
en instrumenten terug te zien en leidt tot steeds grotere
aansluitproblemen bij de feitelijke overbrenging van archieven.
De cesuur draagt ook bepaald niet bij aan een integrale
benadering van overheidsinformatie waarbij alle belangen
gelijktijdig in plaats van volgtijdelijk worden gediend. Om een
paar problemen te noemen: het openbaarheidsregime van de
WOB (informatiestelsel) dat van toepassing is vóór de overbren
ging en het openbaarheidsregime van de Archiefwet (docu
mentstelsel) van na de overbrenging, schuren steeds meer. Het
gevolg kan soms zijn dat een burger vanwege beperkingen die
bij overbrenging aan de openbaarheid worden gesteld, minder
toegang heeft tot overheidsinformatie dan toen diezelfde
informatie nog niet was overgebracht en met een beroep op de
WOB kon worden opgevraagd. Veel van de eisen die in de
Archiefregeling worden gesteld zijn slechts van toepassing op
de te bewaren archiefbescheiden, waardoor een integrale
benadering van de informatiehuishouding geen juridische basis
heeft. Actieve openbaarheid en open data beleid kunnen grote
gevolgen hebben voor de systematiek van waardering en
selectie van archieven. Indien die mechanismen - die nu
volstrekt naast elkaar worden georganiseerd - niet vanuit een
integrale invalshoek en visie worden ingericht, kan het zomaar
gebeuren dat data als open data beschikbaar worden gesteld
terwijl diezelfde gegevens als vernietigbaar in de selectielijst te
boek kunnen staan. De sterke gerichtheid op het scharnierpunt
van de over
brenging laat de afstand van het openbare archiefwezen tot de
primaire processen intact. Dat leidt tot een grote afhankelijkheid
van wat in eerdere fasen van informatiebeheer gebeurt en maakt
de sturingsmogelijkheden op de kwaliteit ervan erg klein.
Het is nu bijna 65 jaar geleden dat de toenmalige algemene
rijksarchivaris Graswinckel de onder vakgenoten legendarisch
geworden lezing 'Hercules op de Tweesprong' gaf. Daarin hield
hij een krachtig pleidooi voor nauwe samenwerking met de
registratuur. Nog steeds lezenswaardige kost! Volgens Gras
winckel was het wenselijk dat de archivaris 'ten opzichte van de
ordening der stukken in de registratuur een stem in het kapittel
had, want hij toch is degene die later, als de stukken zijn
Ton Elias, voorzitter Kamercommissie ICT: 'De commissie heeft informatie
regelmatig ontijdig, incompleet en in sommige gevallen zelfs incorrect
ontvangen' (foto Nick van Ormondt, Wikimedia Commons).
informatie- en archiefketen wordt gesproken, wordt meestal
gedoeld op de verschillende spelers die betrokken zijn bij het
beheer van overheidsinformatie. Archiefinstellingen als het
Nationaal Archief, maar dat geldt evenzeer voor de gemeente
archieven, zitten van oudsher achteraan in de keten: ze staan
ver af van de primaire processen werkprocessen) die
informatie genereren. Bovendien beheren ze hoofdzakelijk
procesgebonden informatie die geen directe relevantie meer
heeft voor de primaire processen. In weerwil van de theorie van
het records continuum is het businessmodel van het openbaar
archiefwezen nog steeds gebaseerd op en ingericht volgens het
idee van het levenscyclusmodel; alsof de archiefbescheiden het
vaststaande stramien volgen van creatie, gebruik ten behoeve
van het primaire proces (waarvan de intensiteit met de loop der
jaren sterk afneemt), selectie, vernietiging en gedeeltelijk
behoud vanwege historische en erfgoedwaarde. Het koppelvlak
tussen gebruik door en beheer van de informatie ten behoeve
van het primaire proces en beheer en beschikbaarstelling ten
behoeve van het secundaire gebruik, is georganiseerd in de
figuur van de overbrenging.
Overbrenging is in essentie een formele handeling met een
rechtsgevolg: met de overbrenging van archiefbescheiden van
overheidsorganen naar een archiefbewaarplaats worden de
bepalingen over openbaarheid van de Archiefwet 1995 van
toepassing. Maar overbrenging vormt ook een belangrijke
cesuur in het archivistisch handelen. De gebruikers van
informatie van vóór overbrenging zijn overwegend ambtenaren.
nummer 6 201 5 19
