Archieven
en voort
durende bron van zorg
Over belangstelling hebben archieven die door de overheid worden gevormd niet te klagen. De ene
na de andere onderzoekscommissie laat zich kritisch uit over de kwaliteit ervan en het lijkt erop dat
zelfs een minister en staatssecretaris slachtoffer zijn geworden van wat nog het best omschreven
kan worden als het niet 'in control' zijn op de eigen informatiehuishouding. Moet de archivaris zich
hierdoor aangesproken voelen?
Het is niet voor het eerst dat de
kwaliteit van de archiefvorming
onder vuur ligt.
Overbrenging in het records continuum
Charles Jeurgens l
Het is niet voor het eerst dat de kwaliteit van de archiefvorming
onder vuur ligt. Al jaren buitelen de Raad voor Cultuur, de
Erfgoedinspectie, de Algemene Rekenkamer en de Raad voor
het openbaar bestuur over elkaar heen met hun waarschu
wingen over de tekortkomingen van de informatiehuishouding
van de overheid.1 Ze worden steeds meer in hun gelijk bevestigd.
De tijdelijke Kamercommissie onder voorzitterschap van Ton
Elias deed onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid en
rapporteerde in haar eindverslag: 'Twee jaar onderzoek en vele
informatieverzoeken verder kan de commissie niet anders dan
concluderen dat de overheid haar documentaire informatievoor
ziening niet op orde heeft. De commissie heeft informatie regel
matig ontijdig, incompleet en in sommige gevallen zelfs incorrect
ontvangen. Departementen hebben hun (digitale) archieven
niet op orde, lijken zich in sommige gevallen niks aan te trekken
van de wettelijk vereiste bewaartermijnen, en het is op z'n
zachtst gezegd opvallend dat in sommige gevoelige kwesties er
zelfs helemaal geen documentatie voorhanden is. Op deze
manier kan de Kamer niet voldoen aan haar grondwettelijk
vastgelegde parlementaire onderzoeksrecht. Dit is kwalijk en
miskent de grondwettelijke positie van de Tweede Kamer.'2
De parlementaire enquêtecommissie naar de woningcorporaties
liet een soortgelijk geluid horen. Deze commissie vorderde de
meeste informatie bij de minister voor Wonen en Rijksdienst en
concludeerde dat 'het archief van de minister niet zodanig op
orde (was) om tijdig, volledig en accuraat de gevorderde
documenten te kunnen verstrekken. Bij de commissie
bestaat over de archivering het volgende beeld. In het verleden
zijn dossiers niet systematisch bijgehouden en werden archief
mappen ad hoc gevuld. Daarmee zijn de nog aanwezige
rijksarchieven die de commissie onderzoekt niet volledig.
Archieflijsten zijn bovendien onvolledig en corresponderen niet
altijd met de aanwezige mappen. Er werden in de loop der
jaren veel verschillende archiefsystemen gebruikt. De meeste
daarvan zijn niet meer operationeel. De minister wijt de onvol
komenheden aan reorganisaties van het departement, het
werken met verschillende applicaties, veranderingen in het
postregistratiesysteem en de afhankelijkheid van het doen en
laten van de verantwoordelijke beleidsmedewerkers bij het
archiveren van informatie.'3
Wie mocht denken dat het een probleem is dat tot de archieven
van de departementen beperkt is, wordt door de brandbrief van
een aantal bestuurders van de decentrale overheden van enkele
weken geleden snel uit de droom geholpen. Dezelfde problematiek
speelt evengoed bij gemeenten, provincies en waterschappen.4
Niet mis te verstane kritiek op de kwaliteit van de informatie
huishouding van de overheid. Ondanks verbeterprogramma's als
Informatie op orde blijven overheidsarchieven een bron van
zorg. Moet de archivaris zich aangesproken voelen?
Of de archivaris zich aangesproken voelt, zal hoogstwaarschijnlijk
afhangen van zijn visie op de professie, op archiveren en op het
bestel met de daarin vastgelegde verantwoordelijkheden. Dat
overheden een probleem hebben met hun informatiehuishouding,
zal door weinig mensen worden betwist. Het is een van de
belangrijke redenen waarom archiefinstellingen al geruime tijd
prediken dat ze naar de voorkant van de archiefketen moeten
bewegen, omdat ze anders geconfronteerd worden met enorme
problemen bij de overbrenging en niet in staat zijn digitaal
gevormde archieven duurzaam te beheren. Als over de
18 2015 nummer 6
