Als je niet weet wat je niet weet,
welke informatie vraag je dan
aan?
Macht en contramacht
Beperkingen
Persoonlijke levenssfeer
Pover
Archiefinstellingen, zoals het Nationaal Archief, zijn in die zin
ook altijd een instrument van macht en contramacht geweest.
Geschreven informatie heeft al vele eeuwen in de meeste
samenlevingen een grote betekenis. In de overgang van culturen
met een mondeling overgeleverde traditie naar culturen met
een geschreven traditie, hebben die met een schriftelijke
traditie altijd gewonnen. Als je als volk of als groep niet goed
gerepresenteerd bent in een archief is het moeilijk je bestaan te
bewijzen, laat staan claims te doen gelden op bijvoorbeeld land,
grondstoffen of burgerrechten. Archieven bevatten de documenten
en geschiedenis van de overwinnaars.
Het is dus moeilijk om over neutraliteit van informatie te praten.
Informatie is altijd beladen geweest met macht. Dat brengt ons
snel bij de weerstanden die er zijn tegen openbaarheid. Volgens
de Weberiaanse bureaucratie hebben wij drie gronden om de
openbaarheid van archieven te beperken: veiligheid van staat
en bondgenoten, bevoor- of benadeling van belanghebbenden,
en bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De eerste twee
staan niet zo ter discussie. Vooral de laatste, bescherming van
de persoonlijke levenssfeer, is aan verandering onderhevig. Hoe
is de werking van de Archiefwet en andere wetten op dat punt?
De huidige Archiefwet (Aw) in Nederland dateert van 1995. Hij
is tot stand gekomen op de grens van het papieren en digitale
tijdperk. De laatste jaren krijgen de Wet bescherming persoons
gegevens (Wbp) en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)
steeds meer invloed op het terrein van de Aw en worden de
opvattingen over vooral persoonlijke levenssfeer scherper.
Beperkingen op de openbaarheid komen tot stand op het moment
dat archieven overgedragen worden aan een archiefinstelling
door de organisatie die het archief gevormd heeft voor haar
werk. Dan valt de informatie niet meer onder de Wob maar
onder de Aw.
Voordat archieven worden overgebracht, geeft de archiefvormer
aan welke beperkingen hij erop wil leggen. Had een burger
voor overbrenging de gelegenheid een beroep te doen op de
Wob, na overbrenging moet een archief de beperkingen die de
archiefvormer heeft opgelegd uitvoeren. Informatie vergaren
via de Wob is al niet zo gemakkelijk. Want als je niet weet wat
je niet weet, welke informatie vraag je dan aan? Maar nadat
een beperking op documenten is gelegd en meestal op hele
reeksen documenten, kom je er helemaal niet meer bij. Een
archief wordt zo meer een kluis dan een open instelling. Soms
zit in een hele reeks documenten slechts eentje waarvan de
beperking terecht is. Met een beroep op tijd en geldgebrek
wordt de beperking echter aan de hele reeks opgelegd. In de
digitale wereld is het aantal documenten veel groter, maar dat
niet alleen. Ook het soort bronnen is veel diverser. Naast
documenten zijn er databases, geo-informatie, mails, websites
et cetera. Tijd en geld om in de digitale wereld achteraf met
terughoudendheid om te gaan met beperkingen, is er dan al
helemaal niet. Een informatieregister zoals dat bijvoorbeeld in
Zweden verplicht is, kan een oplossing hiervoor zijn. Archivarissen
kennen een dergelijk register uit de Archiefregeling.
Voor de overbrenging vinden interessante discussies plaats tussen
de algemene rijksarchivaris en de archiefvormer, in termen van
de Aw heet dat zorgdrager, over de mate van openbaarheid of
beperking. De archivaris wil zo veel mogelijk toegang voor zijn
publiek, maar ziet de beperkingen eerder toenemen dan
afnemen. Dat komt niet alleen door de complexiteit en het
volume van digitaal gevormde informatie, maar ook bijvoor
beeld doordat het gewicht van het begrip beleidsintimiteit
toeneemt. Daarmee wordt bedoeld dat de persoon van een
bepaalde ambtenaar te herleiden is aan de hand van bijvoor
beeld verslagen of notulen. Vaak geven zorgdragers dan aan dat
vanwege beleidsintimiteit een beperking nodig is. Er zijn talloze
andere redenen voor beperkingen op openbaarheid: van
politieke risico's tot informatie over grote mislukkingen of
maatschappelijk explosieve onderwerpen.
Een geheel andere beperkingsgrond waarvan het belang toe
neemt, is de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Wbp
beschermt de belangen van personen die in archieven genoemd
worden. Die bescherming was er altijd al en archieven hanteren
vaak termijnen van honderd jaar na de geboorte van een
persoon, of 75 jaar na de sluiting van een dossier, voordat deze
beperking vervalt. De Wbp hanteert echter ook de bescherming
van derden. Dus niet alleen de hoofdpersoon in een bepaald
dossier maar ook diens familieleden of anderen die daarin
genoemd worden. Om aan de eisen van de Wbp tegemoet te
komen, kan het nodig zijn aan te tonen dat alle personen
overleden zijn of dat ze toestemming gegeven hebben. Dat is
vaak lastig. Op grond van begrippen als beleidsintimiteit en de
Wbp, naast de al genoemde veiligheid en bevoor- of benadeling,
blijven dus steeds meer dossiers gesloten. Ik wil geen betoog
houden om dit soort restricties allemaal overboord te zetten. Ik
denk dat het heel waardevol en belangrijk is om hier zorgvuldig
mee om te gaan. Natuurlijk vanwege de terechte belangen van
die personen zelf, maar ook omdat anders misschien veel
materiaal niet eens meer in een archief zou belanden.
Al met al steekt de Nederlandse wetgeving over openbaarheid
pover af bij die van omringende landen en landen die recent
omwentelingen hebben doorgemaakt, zoals de Baltische staten.
Misschien wreekt zich hier dat wij in Nederland na onze opstand
Foto: Joep Kroes.
nummer 6 201 5 11
