Community of Practice
ICT-opdrachtgeverschap
itril tril
Streekarchief Midden-Holland (SAMH) stapte in 2013 over op een nieuw archiefbeheersysteem.
Dit bleek niet eenvoudig; weinig ICT-kennis en onvoldoende kwaliteitstoetsing leidden tot gebrekkig
opdrachtgeverschap. Om 'lessons learned' te delen én te leren van ervaringen van anderen, organiseerden
het SAMH en Regionaal Archief Tilburg een Community of Practice (CoP) voor ICT-opdrachtgeverschap.
Initiatief uit de sector
Kick-off
Belangrijke vragen
Welke onder
delen spelen
een rol?
Vervolg
Tine van Nierop I
Met CoP ICT-opdrachtgeverschap geeft de
sector zelf invulling aan een van de
aanbevelingen uit het rapport Open
Toegang van Archief 2020. Hoe en op
welke onderdelen kunnen archieven in
open toegang en ICT gezamenlijk
optrekken? Het initiatief wordt onder
steund door BRAIN met het inhuren van
Karin van der Heiden (adviseur op het
gebied van digitaal archief). CoP ICT-
opdrachtgeverschap wordt met veel
belangstelling gevolgd door het innovatie
programma Archief 2020. Het sluit
namelijk goed aan op de programma
doelstellingen (vindbaarheid, toeganke
lijkheid en gebruiksmogelijkheden van de
landelijke archiefcollecties) en bij het
overheidsstreven 'Informatie op orde'.
Tijdens de eerste CoP-bijeenkomst op
15 september in de Chocoladefabriek in
Gouda bleek dat een project tot
aanschaf of ontwikkelen van software
door archiefdiensten bij aanvang vaak
wordt onderschat. Een beruchte valkuil
bij opdrachtgeverschap is het uitgaan
van niet-benoemde aannames over
contract, uitvoering en oplevering. Het in
kaart brengen van onderdelen die het
eindresultaat beïnvloeden en de afspraken
hierover vastleggen zijn de eerste stappen
naar beter projectmanagement, wat
uiteindelijk leidt tot beter opdracht
geverschap.
Karin van der Heiden formuleerde de drie
hoofdvragen voor goed opdracht
geverschap:
1. De voorbereiding: waar begin je aan
en hoe? Denk aan ontwerp-, onderzoek
en initiatiefase, nog vóór het schrijven
van het eigenlijke projectplan.
2. Wat komt er kijken bij een project,
hoe geef je er leiding aan en hoe kun je
de verwachtingen managen? Onderzoek
bijvoorbeeld ook of de projectmethode
past bij de organisatie, zorg voor goede
communicatie en het onderhouden van
relaties, ook na oplevering.
3. Hoe maak je duidelijke afspraken en
houd je toch de relaties goed? Dit heeft
onder meer betrekking op het zakelijk,
professioneel kunnen onderhandelen en
de juridische begeleiding.
- Hoe bereid je een
project goed voor?
Denk aan de
ontwerp-, onder-
zoeks- en initiatie
fase, nog vóór het
schrijven van het
eigenlijke
projectplan.
- Welke principes van projectmanage
ment zijn relevant? Denk daarbij aan
alternatieve projectmethoden die goed
passen bij de situatie van de instelling
en de opdracht.
- Een goede communicatie en aandacht
voor het onderhouden van goede
relaties met alle betrokken partijen,
zowel in- als extern als tijdens uitvoering
en na oplevering.
- Aspecten rond oplevering, zoals het
vaststellen van acceptatiecriteria en het
testen van de producten.
- Het zakelijk, professioneel kunnen
onderhandelen en de juridische
begeleiding. Denk aan het vooraf
vastleggen van afspraken, het eigendom
van data, welk service level agreement,
welke algemene voorwaarden, wat
spreek je af over updates en door
ontwikkeling.
De hoofdvragen worden verder uitgewerkt
in de CoP-bijeenkomsten die in het
najaar plaatsvinden. Doel is om te
komen tot een stappenplan of leidraad
bij het aanschaffen of laten ontwikkelen
van software of ICT-producten.
Heeft u interesse in deelname aan de
CoP-bijeenkomst van 8 december?
Aanmelden kan nog steeds: stuur een
e-mail naar Tom Kuipers (t.kuipers@
samh.nl) of Luud de Brouwer (luud.de.
brouwer@regionaalarchieftilburg.nl).
Nadere berichtgeving over de CoP volgt
op http://www.archief20.org en
www.archief2020.nl.
Tine van Nierop projectleider landelijke
open toegang, Archief 2020.
nummer 9 2014 19
Pr^titnmjdaeltn
Archief 1010
