fMi\
töJüllfr
8
office ®:ii' Jfl
UHll ü»lSS™
records ra i
vernietigen stukken. Vervroegde over
brenging geeft ook problemen bij het
beperken van de openbaarheid; er mag
alleen worden getoetst aan de beper
kingen van artikel 15 van de Archiefwet,
en niet aan de ruimere beperkingen van
Wob of Woo, zoals persoonlijke beleids
opvattingen, opsporing van strafbare
feiten of toezicht en inspectie; kenmer
kende belangen voor de administratieve
fase. Ten slotte lijkt het niet praktisch
om de actieve openbaarmaking over
twee partijen te verdelen: de archief
instelling voor de 'producten' van de
administratie en de archiefvormer voor
het informatieregister.
Samenvattend kunnen we stellen dat de
wetgever de archiefvormers een
belangrijke rol geeft in het openbaar
maken van overheidsinformatie, waarbij
nog tal van uitdagingen in het verschiet
liggen.
Infrastructuur
overvii
9™ engagement Q/ J
development Zfl -
crlfcrtg-y
offices u M a
^,e,n i rt n.
cducnti
community
on directive
a 2 frflj 3*^3 1 "i
«KtWIIv» M S
within "g WorkfIow
tnnls
include
inwerkingtreding moeten nog volgen na
vaststelling van de wet, maar de archief
vormers zullen hier een hele kluif aan
gaan krijgen. Ze moeten openbaarheid
by design gaan inrichten in hun registratie-
en informatiesystemen en daarbij per
document (of per proces c.q. zaaktype?)
afwegen of er uitzonderingsgronden van
toepassing zijn. Er zijn veel vragen te
stellen bij dit register: hoe kunnen
informatiesystemen erop worden
ingericht?; hoe actueel moet het register
zijn? (ook van lopende zaken?); hoe
moet de toegang eruitzien?; hoe wordt
de context (van bijvoorbeeld zaken en
taken) aangegeven?; moet de interne
logica en jargon worden 'vertaald' voor
buitenstaanders? (en zo ja, hoe dan?);
wordt het geen overkill voor de burgers?;
worden er geen documenten buiten het
register gehouden? Nederlandse over
heden zouden kunnen kijken naar
buitenlandse voorbeelden; in verschillende
Noord-Europese landen bestaan al
dergelijke registers. Feitelijk moet
hetzelfde gebeuren als bij het beperken
van de openbaarheid bij overbrenging:
beoordeling van openbaarheid vooraf en
niet pas wanneer de informatie wordt
gevraagd. Vanwege rechtsgelijkheid en
efficiency moet dit dan ook nog by design
worden ingericht en niet per geval apart
worden beoordeeld. De indieners van
het wetsvoorstel gaan ervan uit dat het
aantal Wob-verzoeken zal afnemen,
maar dat is natuurlijk niet zeker. Het
opvragen moet wel gemakkelijker
worden gemaakt; het voorkeurskanaal is
elektronisch, bijvoorbeeld met een web
formulier, verbonden aan het informatie
register.
Naast het informatieregister betekent de
eis dat informatie actueel, nauwkeurig
en vergelijkbaar is, dat de archiefvormer
zijn informatie op orde moet brengen en
houden. Dit is zo mogelijk een nog
grotere uitdaging, want wie kent niet de
informatiesystemen die incomplete,
onjuiste of verouderde gegevens
bevatten? 'Informatie op orde' is ook
basisvoorwaarde voor efficiënte en
effectieve beschikbaarstelling van open
data.
Voor de actieve en passieve openbaarheid
moet de archiefvormer zich goed gaan
verdiepen in de uitzonderingsgronden;
het ruime openbaarheidsregime van de
Archiefwet gaat immers al grotendeels
gelden bij de archiefvormer. De archief
vormer kan beter niet vervroegd over
brengen, omdat er dan (nog meer dan
nu) twee openbaarheidsregimes worden
gehanteerd over hetzelfde tijdvak en
dezelfde onderwerpen, alleen door het
- in dit verband niet relevante - onder
scheid tussen te bewaren en te
De klassieke infrastructuur voor actieve
openbaarheid van overheidsinformatie
was (is) de website van het overheids
orgaan en de websites van archief
instellingen. Daarnaast zijn er inmiddels
al veel thematische sites, zoals
wiewaswie.nl, risicokaart.nl, overheid.nl
en vanAnaarBeter.nl. Overal worden
pogingen gedaan het aanbod van
16 2014 nummer 8
