Nieuws
Authority control:
de verbindende
schakel?
KVAN SNAAI Lab
Tessa Free
Van authority control...
naar context control
Schakels
Noten
^ai
Annemieke de Boer schreef dit jaar
haar scriptie aan de Hogeschool van
Amsterdam. Lees in deze SNAAI Lab
over haar onderzoek 'Multidisciplinaire
ontsluiting: archieven en etnografica.
Authority control als verbindende
schakel?'.
Koning Willem I richtte in 1816 het
Koninklijk Kabinet van Zeldzaamheden
(KKZ) op. Vanwege jarenlang wanbeheer
werd het KKZ in 1883 opgeheven,
waarbij de collectie werd verdeeld over
andere musea. De etnografica raakten
gescheiden van het museumarchief toen
ze werden overgedragen aan het Rijks
Ethnographisch Museum in Leiden,
rechtsvoorganger van het huidige
Museum Volkenkunde.
Met de tegenwoordige digitale mogelijk
heden hoeven archief en etnografica
fysiek niet in elkaars nabijheid te zijn om
ze toch samen te ontsluiten. Als onderdeel
van het onderzoeksproject 'Geïntegreerde
ontsluiting van museumobjecten en
museumarchieven' van Maaike Lulofs1
heeft De Boer als afstudeeropdracht
onderzocht welke rol 'authority control'
hierbij kan spelen.2
Het begrip 'authority control' is van
oudsher bibliografisch. De kern van het
principe is dat er voor een entiteit
(persoon, onderwerp et cetera) één
record wordt gemaakt en gebruikt.
In zo'n record is de voorkeursnaam
opgenomen volgens een voorge
schreven syntax, aangevuld met
naamsvarianten en enkele identifi-
cerende gegevens. Het record van een
auteur wordt gekoppeld aan beschrij
vingen van zijn werken. Dit is de basis
van een catalogus. De voorkeursnaam is
leidend: vanuit naamsvarianten wordt
ernaar verwezen. Voor bibliografische
catalogi is authority control onmisbaar;
of zoals Larry Osborne aangeeft:
I think it was Martha Manheimer who
told me that if you don't have authority
control you don't have a catalog; you
only have a big list.'3
Bij etnografisch beschrijven worden
thesauri toegepast. Een thesaurus is een
hiërarchische structuur van voorkeurs
begrippen. Alternatieven, synoniemen
en/of spellingsvarianten worden aan het
voorkeursbegrip gekoppeld. Thesauri zijn
daarmee een vorm van authority control.
Met de ontwikkeling van de Internatio
nal Standard Archival Authority Records
- Corporate bodies, Persons and Families
(ISAAR-CPF)4 heeft dit principe ook in de
archiefwereld meer bekendheid gekregen.
Een ISAAR-beschrijving bevat een
geautoriseerde naam - veelal de
statutaire of meest gangbare naam van
een organisatie - en naamsvarianten.
In plaats van alleen enkele identifice
rende gegevens wordt een uitgebreide
beschrijving van de archiefvormer - of in
een ruimere interpretatie: van de actor -
opgenomen. Vervolgens wordt het
zelfstandige ISAAR-record aan beschrij
vingen van archiefmateriaal gekoppeld.
De belangrijkste functie van het record is
het bieden van archivistisch relevante
contextuele informatie. De syntax van
de naam is minder relevant.
De International Standard for Describing
Functions (ISDF)5 is ontwikkeld voor het
beschrijven van functies, net als actoren
een contextaspect van archieven. De
opbouw van deze standaard is vergelijk
baar met die van ISAAR en heeft
dezelfde kenmerken van authority
control. Er wordt ook wel geopperd om
'context control' als term te gebruiken
in plaats van 'authority control'6.
Het overeenkomende, kenmerkende
aspect van authority control in deze drie
disciplines is het meervoudig gebruiken
van records via koppelingen, onderling
of aan materiaalbeschrijvingen. Met dit
principe als basis kan een digitaal,
navigeerbaar en consistent informatie
landschap worden vormgegeven.
Bij het project van het archief van het KKZ
en de collectie van het Museum Volken
kunde zullen de records een thematische
inslag hebben, zodat de uitgangspunten
bij het opstellen van de records onderdeel
moeten zijn van die records.
De schakels tussen de archivistische en
etnografische materiaalbeschrijvingen
zijn de bij de collectievorming betrokken
personen via ISAAR-records, de
geografische herkomst van de etno
grafica via trefwoorden uit de TGN7 en
de verwervingsgeschiedenis. Voor dit
laatste kunnen mogelijk ISDF-beschrij-
vingen gebruikt worden. Door de
koppeling via schakels en rechtstreekse
verwijzingen verrijken beide informatie
bronnen elkaar.
1 Lulofs, M., Geïntegreerde ontsluiting
van museumobjecten en museumar
chieven. Casus: Museum Volkenkunde -
Archief van het Koninklijk Kabinet van
Zeldzaamheden (Archiefschool/
Hogeschool van Amsterdam, 2011).
2 Boer, A.M.M., Multidisciplinaire
ontsluiting: archieven en etnografica;
authority control als verbindende schakel?
(Hogeschool van Amsterdam, 2013).
3 Taylor, A.G., 'Teaching authority
control', in: A.G. Taylor B.B. Tilled (red.),
Authority control in organizing and
accessing information; definition and
international experience (London: Haworth
Information Press, 2004), pp. 43-56.
4 ICA, ISAAR(CPF). Internationale
norm voor archivistische geautoriseerde
beschrijvingen van organisaties,
personen en families (Antwerpen/
Leuven/Amsterdam: Archiefschool
VVBAD, 2006).
5 ICA, ISDF. International standard for
describing functions (Parijs: ICA, 2007).
6 Dryden, J., 'From Authority control to
context control', in: J. Dryden (red.),
Respect for authority (Binghamton:
Haworth Information Press, 2007), pp.
1-13).
7 Thesaurus of Geographic Names,
beheerd door het Getty Research
Institute. Zie: http://www.den.nl/
standaard/42 en http://www.getty.
edu/research/tools/vocabularies/tgn/
about.html. Beide URL's geraadpleegd
op 5 augustus 2013.
Tessa Free redacteur Archievenblad,
student Archiefwetenschap (UvA) en
medewerker beeldcollecties Regionaal
Archief Alkmaar.
nummer 10 2013 47
