Een kwestie van teamwork
De inventarisatie van
VOC-archieven in Jakarta
In 2001 en 2002 werkten Frans van Dijk en Louisa Balk, in die tijd verbonden aan het Nationaal Archief,
in Indonesië aan het ontsluiten van VOC-archieven. Dat bracht uitdagingen met zich mee, zowel project
matig als cultureel. Toch zeggen ze eensgezind: 'Het was een ervaring die we niet hadden willen missen.'
r
Het onderzoek werd uitgevoerd in het
kader van het TANAP-programma
('Towards A New Age of Partnership')
gericht op behoud, ontsluiting en
onderzoek van VOC-archieven wereldwijd.
Het ministerie van OCW en Buitenlandse
Zaken realiseerden de subsidie voor het
TANAP-programma van 1999 tot 2007.
Het onderzoeks- en opleidingstraject met
studenten uit voormalige VOC-landen
werd geleid door de Universiteit Leiden.
De ontsluiting van de archieven in
Indonesië stond niet op zichzelf, er moest
ook kennis worden overgedragen over
behoud en restauratie, een onderdeel
waarbij Gerrit de Bruin en Ted Steemers
namens het Nationaal Archief betrokken
waren. In november 2001 werd in Jakarta
de ICA-conferentie 'Preservation of
archives in tropical climates' met het ANRI
('Arsip National Republik Indonesia')
georganiseerd.
De opdracht in het ANRI bestond uit het
opleiden van een team van archivarissen,
Aan het werk
'Elke morgen rijden we in alle vroegte
met onze kinderen in een auto van het
ANRI naar het archief. De kinderen worden
respectievelijk afgezet bij de Jakarta
International School en de Nederlandse
Internationale School. Wat een ervaring
voor Thomas en Charlotte, nog steeds
hebben ze contact met hun klasgenoten.
Wij arriveren ruim voordat het VOC-team
start. Zo kunnen we nog wat voorraad van
de vorige dag wegwerken of nieuwe
opdrachten bespreken. Zodra de 15
medewerkers binnendruppelen worden
allerlei zakjes en doosjes met gefrituurde
hapjes tevoorschijn gehaald. Eten is heel
belangrijk.
Zodra het archief binnengebracht wordt
door de depotmedewerkers, verschijnen
de mondkapjes. Er kunnen schimmels in
het archief zitten. Binnen het team is er
een steeds wisselende werkverdeling om
alle aspecten van inventarisatie te leren
kennen. Een groepje onderzoekt de
achtergrond van het kaartmateriaal, dat
zoals bij veel archieven vanwege het
formaat elders geborgen is. Wat is de
samenhang met de series en zijn er
kenmerken die verwijzen naar de
besluitvorming? Een ander groepje werkt
zich door een serie secrete resoluties
heen. Bij elke band die opengaat, wordt
eerst een schadeformulier gemaakt. Dit is
nodig om de hoeveelheid en aard van de
restauratiewerkzaamheden in te kunnen
schatten. Daarna worden van elk stuk de
archivistische kenmerken opgeschreven.
Een andere ploeg controleert eerder
ingevulde formulieren op juistheid en
haalt inconsequenties in de beschrijvingen
eruit. Een derde groep onderzoekt inven
tarisnummers uit de collectie 'Buitenland'.
Er zijn een aantal stukken die in het
Louisa Balk en Frans van Dijk
Een lid van het team is bezig met de
schade-inventarisatie (foto's part. coll.).
het inventariseren van schade en het
reconstrueren van het oorspronkelijk
verband tussen de series en de afge
dwaalde stukken terugplaatsen.
Het VOC-archief werd geïnventariseerd,
genummerd en opnieuw verpakt.
De toegangen werden opgenomen in
de website www.tanap.net, waar ook VOC-
archieven uit andere landen, waaronder
Nederland, (nader) toegankelijk zijn
gemaakt. In 2007 verscheen de inventaris
van alle vijftien archieven die in Batavia
gevormd werden gedurende de VOC-
periode. Tijdens het afsluitende seminar
op Bali met de titel 'Archives as collective
memory of the nations' kon het kloeke
deel The archives of the Dutch East India
Company and the local institutions in
Batavia door de algemene rijksarchivaris
Maarten van Boven aan zijn collega van
het ANRI, de heer Djoko Utomo, worden
overhandigd. Frans van Dijk en Louisa Balk
vertellen over hun ervaringen tijdens dit
bijzondere project.
Het depotteam verpakt de stukken.
14 2013 nummer 10
