Uitgelezen
Kwaliteitszorg
Geen 'pettenproblematiek'
Tussenstand met context
CoirdinerflTid
buiymreinr
grenwverscfl HJdi nd
KlIfLlljfbiK]
b«Hïgebied
bSVeNIj^
i&fmnuUeiiJn
De bevels- en informatielijnen in een GRIP4-stadium (GRIP= Gecoördineerde Regionale
Incidentsbestrijdingsprocedure). Uit het artikel van Jan Beens, 'Als de sirene gaat....
De rol van de archiefinspectie in de rampenbestrijding.
dat al die partijen archiefvormer zijn in
de zin van de Archiefwet 1995, vergt de
nodige inspanningen van archiefinspec
teurs. Het kan niet zo zijn dat er pas bij
rekenkameronderzoeken aandacht voor
zorgvuldig archiveren ontstaat.
Risicogeoriënteerd toezicht houdt de
archiefvormer scherp.
Verschillende bijdragen gaan in op
kwaliteitszorg. Artikel 16 van de
Archiefregeling vraagt ernaar. Hier blijkt
duidelijk dat er meerdere wegen naar
Rome leiden. Het INK-model wordt een
aantal malen aangehaald en vertaald
naar de informatiehuishouding. Dat lijkt
mij een bruikbaar model. Standaarden,
checklisten en modellen: het zijn
allemaal onderdelen van het zorgvuldig
kunnen beoordelen van de totale
informatiehuishouding van de archief-
wettelijke zorgdrager. Diverse auteurs
wijzen erop dat we met lijsten niet in de
valkuil van schijn-exactheid moeten
trappen. Standaardisatie van toezicht-
instrumenten is op zich een goede zaak,
maar niet alles kan worden gevat in
SMART-rapportages. De cultuur van de
organisatie is ook belangrijk. De positie
van de toezichthouder dient onafhanke
lijk te zijn. Hij gaat in gesprek met
verantwoordelijken in de organisatie,
met de ingevulde lijst als bagage. Zoals
een van de auteurs stelt, zijn gezond
verstand en een zekere mate van
achterdocht daarbij zinvolle wegwijzers.
De (noodzakelijke)versterking van het
horizontale toezicht krijgt ruim aandacht.
Dagelijkse besturen van gemeenten,
provincies en waterschappen verant
woorden zich aan hun algemene
besturen. Het recente instrument
KPI-rapportage vervult daarbij in
toenemende mate een rol.
Het voert te ver om in deze bespreking
alle bijdragen na te lopen. Wel wil ik
nog vermelden dat er een interessant
artikel over de Wet bescherming
persoonsgegevens is opgenomen. Voor
archivarissen en archiefinspecteurs hoort
die wet, naast de Archiefwet, in hun
persoonlijke standaarduitrusting te
zitten.
Ik wil nog ingaan op enkele aspecten
van het profileren. In de 'Samenvatting
en toekomstvisie' wordt onder andere
gesproken over de toezichthouder/
inspecteur als kennisdrager, voorlichter,
aanspreekpunt en adviseur. Het belang
van deze eigenschappen van de
professional kan niet worden onder
schat. Bij mijn eigen onderzoek uit 2010
naar de modernisering van het
(provinciale) archieftoezicht, bleek dat
elke archiefinspecteur in meerdere of
mindere mate ook fungeert als adviseur,
als kennisoverdrager. Van een 'petten-
problematiek' was - en naar ik aanneem
is - geen sprake. Bij de 'toezicht-
genieter' is er geen misverstand over de
rol die de inspecteur op enig moment
vervult. Juist in gemeenten zonder
aangestelde of bevoegde archivaris kan
de inspecteur kennis overdragen.
De redactie geeft aan dat het boek een
tussenstand is: het nodigt uit om te
gebruiken, in het onderwijs en in de
praktijk. Verdere ontwikkelingen op het
gebied van het archieftoezicht zouden
kunnen leiden tot een vervolg op dit
jaarboek. In een aantal bijdragen wordt
gerefereerd aan of gereflecteerd op
bijdragen van anderen. Daarmee is het
boek geen bundeling van losse artikelen
geworden, maar wordt context gegeven
aan het geheel dat daardoor zeker meer
is dan de som van de delen.
Ik hoop dat dit jaarboek velen op het
vakgebied zal inspireren bij hun
dagelijks werk. Ik feliciteer het archief-
onderwijs met de gebundelde kennis en
inzichten op het gebied van archief-
toezicht. Tot slot wil ik de werkgroep
Kwaliteitsmodel Archiefinspectie van
BRAIN succes wensen met de verdere
professionalisering van het vak
archiefinspectie.
Lolke Folkertsma provinciaal archief
inspecteur en provinciearchivaris in
Overijssel.
nummer 8 2013 25
