ll
'I
A
Inspectie
Three lines of defence model
3
3 1
Beheersingssystemen
Opvallende zaken
Op een tweesprong
Schiedam kwam naar voren dat een
meerderheid van zowel gemeentearchi
varissen als inspecteurs zich als
onderdeel van het kwaliteitssysteem
beschouwden, als toetsers van de
kwaliteit van de archieven zelf (de
performance), en niet zozeer als
beoordelaars van het kwaliteitssysteem.
Hoe dichter de gemeentearchivaris in de
gemeentelijke organisatie is geplaatst,
hoe meer deze geneigd is zich in de
tweede lijn te positioneren. Daaren
tegen blijken archivarissen en hun
inspecteurs bij grote streekarchieven of
RHC's door de grotere afstand eerder op
de derde lijn te gaan zitten.
Betekent dit alles dat de gemeentelijke
archiefinspectie op de tweesprong staat?
Moeten zij zich meer op de tweede of
de derde lijn richten? Die vraag is nu
nog niet te beantwoorden. De toepas
sing van het Three Lines of Defence-
model blijkt in ieder geval als groot
voordeel te hebben dat de positie van
de archiefinspectie in zijn context, als
onderdeel van de gehele governance
kan worden bezien. De al dan niet
aanwezigheid van een kwaliteitssys
teem voor informatie- en archiefbeheer
bij veel gemeenten, heeft gevolgen
voor de rol die de archiefinspectie op
zich neemt. In zijn advies aan het
bestuur van BRAIN zal de werkgroep
proberen deze samenhang mee te
nemen. Dit najaar zult u er meer van
horen.
Noten
1 Deze bestaat uit Allow Frings
(voorzitter), Maarten Schenk, Ellis Kreuwels,
Jeroen van Oss, Wilma Koolen en Yvonne
Welings. Dit advies wordt naar verwachting
in november 2013 uitgebracht.
2 http://ww.vng.nl
3 Zie hierover het artikel van Hans
Zwaanswijk in het Archievenblad 6 (2013),
pp. 18-19.
4 http://na.theiia.org
Board I Audit Commit*®
Senior Management
i- Line erOtfcMi
2M Uft* óf DcfifiC*
i
J" Llhc of IMftXi
1
Het Three Lines of Defence-model.
Artikel 16 van de Archiefregeling schrijft
voor dat overheidsorganisaties zo'n
kwaliteitssysteem voor het archief
beheer toepassen. De norm NEN-ISO
15489 wordt in de toelichting als
voorbeeld aanbevolen. Ook de Baseline
Informatiehuishouding van de VNG en
KING kan als zodanig gebruikt worden.6
De grote vraag is of de archivaris als
inspecteur deel uitmaakt van het
kwaliteitssysteem, en wel als toetsende
partij, of dat hij er, als buitenstaander,
toezicht op houdt? Om deze vraag te
beantwoorden kan het Three Lines of
Defence-model opheldering bieden.
De eerste lijn is het lijnmanagement,
dat integraal verantwoordelijk is voor
het in control zijn van de organisatie.
Het zal daarbij, naast het dagelijks
leidinggeven, gebruikmaken van interne
controlemechanismen die ingebed zijn
in de primaire processen. Omdat een
lijnmanager nu eenmaal niet alle
specialismen in huis zal hebben, wordt
hij daarbij geholpen door de tweede lijn:
de controller, de kwaliteitsmanager,
afdelingen Risk Management en
Compliance. De eerste en tweede lijn
zijn er voor verantwoordelijk dat het
topmanagement erop kan vertrouwen
dat de organisatie in control is. Dit wordt
'primaire zekerheid' genoemd.
De derde lijn, vertegenwoordigd door de
internal audit, toetst of het systeem dat
voor primaire zekerheid moet zorgen,
goed werkt en in lijn is met de doelen
en het besturingsmodel van de
organisatie. Zij rapporteert daarover aan
het topmanagement en het bestuur,
met als doel om zogeheten 'aanvul-
lende zekerheid' te bieden. Auditors zijn
niet zozeer vakinhoudelijk georiënteerd,
maar houden zich vooral bezig met het
toetsen van beheersingssystemen. Zij
beoordelen niet de performance, ofwel
de kwaliteit van het product zelf, maar
het systeem van kwaliteitsbewaking.
Als we dit projecteren op de governance
van het informatie- en archiefbeheer
vallen een aantal zaken op:
Een kwaliteitssysteem dat voor
primaire zekerheid omtrent de
kwaliteit en rechtmatigheid van het
archiefbeheer moet zorgen, is bijna
nergens bij de gemeentelijke
overheid aanwezig, of nog in
ontwikkeling. Dit soort systemen zijn
er veelal wel op financieel gebied en
bij bepaalde primaire processen, zoals
vergunningverlening;
Archiefinspecties proberen in veel
gevallen dit gat op te vangen door
een tweedelijnsrol te vervullen als
adviseur of beoordelaar van de
goede, geordende en toegankelijke
staat van archiefbescheiden. Ook het
periodiek invullen van de Archief-KPI's
kan als een tweedelijnsactiviteit
(compliance) worden beschouwd;
Tegelijkertijd meet de archiefinspectie
zich een derdelijnsrol aan, of ziet zich
buiten het kwaliteitssysteem als
toezichthouder. Op grond van de
Archiefwet rapporteert de gemeente
archivaris immers direct aan het
college van burgemeester en
wethouders.
Tijdens de consultaties in Haarlem en
5 Driessen, A. Molenkamp, A., Internal
auditing. Een managementkundige
benadering (5e druk, Deventer, 2012), met
name de inleiding en hoofdstuk 1.
6 http://ww.kinggemeenten.nl
Jeroen van Oss medewerker stafafde
ling Inspectie bij Stadsarchief Rotterdam.
Lid van de werkgroep Positionering
Archiefinspectie van BRAIN (op persoon
lijke titel).
nummer 8 2013 21
