Gemeentelijke archiefinspectie
op de tweesprong?
Inspectie
De invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht roept vragen op over de positie van de ge
meentearchivaris in zijn rol als archiefinspecteur. Moet de toezichtsfunctie van de gemeentearchivaris
worden losgekoppeld van die van beheerder van de archiefbewaarplaats? Waar wordt de toezichtsrol
dan gepositioneerd?
Deze kwestie heeft al tot de nodige
speculatie geleid. Zo wordt onderbren
ging van de archiefinspectietaak bij
gemeentelijke rekenkamers of audit-
diensten gesuggereerd. Dit maakt de
zaak er echter niet duidelijker op. Het is
van groot belang dat de archiefsector
hierover een degelijke, onderbouwde
visie ontwikkelt, aangezien de omge
ving (archiefvormers en wetgeving)
sterk in verandering is. Daarom heeft
het bestuur van BRAIN in 2012 een
werkgroep opdracht gegeven advies uit
te brengen over de positionering van de
gemeentelijke archiefinspectie.1
In dit artikel, geschreven op persoonlijke
titel, wil ik iets vertellen over de
afwegingen die de werkgroep tot nu toe
heeft gemaakt bij de totstandkoming
van het advies, met als doel de
meningsvorming in het veld te
bevorderen. Met dit doel voor ogen
heeft de werkgroep al in een eerdere
fase twee consultaties gehouden: een
voor de leden van BRAIN tijdens de
algemene ledenvergadering in Haarlem
op 17 december (door Margriet van
Gorsel en ondergetekende) en een op
15 april in Schiedam (wederom door
ondergetekende) voor de leden van de
sectie Inspectie van BRAIN.
Geen zelfstandige rol
Vraagstelling
Met de beantwoording van deze vraag
kon de werkgroep verder tot de kern
doordringen. Procesgebonden infor
matie, oftewel archief, is een van de
bedrijfsmiddelen van een organisatie,
net als personeel en financiën. Het
beheersen van informatie is daarmee
een onderdeel van de totale sturing en
beheersing binnen het gemeentelijk
apparaat. Over dat onderwerp is buiten
ons vakgebied al veel denkwerk
verricht. Modellen en theorieën over
kwaliteitsmanagement, governance en
auditing kunnen helpen bij onze
visievorming. Het inspectieveld begint
zich deze materie steeds meer eigen te
maken. Zo hebben achttien archief
inspecteurs aan de post-hbo opleiding
Internal Auditing van de Haagse
Hogeschool deelgenomen.3 Elders in
dit nummer komt Jan Beens aan het
woord over het kwaliteitsmodel
Archiefinspectie, dat gebaseerd is op
theorieën uit de auditwereld. Op grond
van deze inzichten is de vraagstelling van
de werkgroep als volgt geformuleerd:
Jeroen van Oss
Volgens de nieuwe wet strekt het
horizontaal toezicht zich uit tot over
gebrachte én niet-overgebrachte
archieven. De gemeentearchivaris is naast
toezichthouder op het beheer van de
niet-overgebrachte ook beheerder van de
overgebrachte archieven, en zou daarmee
toezicht op zichzelf moeten houden. Dat
roept vragen op over de positie en koers
van de gemeentelijke archiefinspectie.
De vraag over de positionering in het
licht van de nieuwe wet bleek al snel
niet de meest zinvolle invalshoek te zijn.
Horizontaal toezicht (ook wel 'horizon
tale verantwoording' genoemd) vindt
plaats door controle van de gemeente
raad op het handelen van het college
van burgemeester en wethouders.
De gemeentearchivaris heeft daarin
geen zelfstandige rol en evenmin
sanctiebevoegdheid. Hij brengt verslag
uit aan het college, dat vervolgens
verantwoording aan de gemeenteraad
aflegt. Beiden kunnen daarbij gebruik
maken van de zogeheten Archief-KPI's
van de VNG.2 Voor de niet-overgebrachte
archieven brengt de gemeentearchivaris
verslag uit over het beheer door
anderen binnen de gemeente; voor de
overgebrachte archieven brengt hij
verslag over zijn eigen beheer uit.
Omdat hij onder de bevelen van het
college opereert, is van formele
conflicterende belangen geen sprake.
De managementcyclus.
Op welke wijze past de inspectiefunctie
van de gemeentearchivaris in de interne
governancestructuur van de gemeente,
en wat betekent dit voor de toekom
stige inrichting van deze functie?
De werkgroep heeft voor de beantwoor
ding van die vraag gebruik gemaakt van
het zogeheten Three Lines of Defence-
model.4 Dit levert interessante inzichten
op, die de kern van het fenomeen
archiefinspectie raken en verder reiken
dan alleen de vraag over de positione
ring. Allereerst is een korte uitleg op zijn
plaats. Het centrale model met
betrekking tot sturing en beheersing van
een organisatie is de management- of
kwaliteitscyclus.5
20 2013 nummer 8
