ARCHIYIO
STATO
nï
Inspectie
V
V IVO All.. A SAPIENZA
Bewaren bij bedrijven
Is er in het bovenstaande sprake van
'ondoordacht vernietigen', bij bedrijven
lijkt meer sprake te zijn van 'ondoor
dacht bewaren'; vandaar de richtlijnen
van Iron Mountain dat zich bezighoudt
met (digitale) archiefopslag en -beheer,
digitaliseren van papieren documenten
en data protectie.
Het ontbreekt middelgrote bedrijven in
Europa aan kennis hoe lang zij hun
bedrijfsinformatie minimaal móéten,
maar ook maximaal mógen bewaren,
binnen de verschillende lidstaten. Uit
onderzoek van Iron Mountain blijkt dat
ruim een derde van de onderzochte
bedrijven (36%) gegevens over
werknemers, klanten en financiële
informatie te lang bewaart, 'voor het
geval die ooit nog nodig mogen zijn'.
Daarmee riskeren deze ondernemingen
straks hoge boetes.
Richtlijnen voor het Europese bedrijfs
leven over bewaartermijnen van data
zijn complex en verschillen sterk per
land. De gemiddelde bewaartermijn
voor bedrijfsgegevens ligt rond de zes
jaar. Dit varieert echter sterk per soort
bedrijfsgegevens: van drie maanden
voor klachten van klanten, tot meer dan
twintig jaar voor arbo-dossiers van
medisch personeel, financiële gegevens
of octrooi-overeenkomsten. Bovendien
veranderen deze richtlijnen geregeld.
De bedrijfstak industrie en techniek
presteert het slechtst wat betreft het
gegevensbeheer, voornamelijk met het
bewaarbeleid van zijn gegevens. Bijna
de helft (45%) bewaart alle gegevens.
Daarnaast is het aantal bedrijven dat
géén bewaarbeleid hanteert, binnen
deze sector twee keer zo hoog (10%)
als binnen andere sectoren. De
financiële sector komt daar niet ver
achteraan: 39% van de bedrijven
bewaart alle gegevens en 9% heeft
geen bewaarbeleid. Heel verrassend,
gezien de gevoelige gegevens waar
deze bedrijfstak mee werkt.
Groeiende informatieberg
Lokke Moerel, ICT-partner bij advocaten
kantoor De Brauw Blackstone Westbroek
en hoogleraar Global ICT-recht aan de
Universiteit van Tilburg, zegt: 'Multinatio
nals zien hun informatieberg groeien en
de archief- en opslagkosten navenant
stijgen. Om te voorkomen dat ze
tekortschieten ten aanzien van de steeds
veranderende wet- en regelgeving,
voelen ze zich verplicht hun informatie
vooral lang te bewaren. Ironisch is dat
het ook riskant kan zijn om informatie
zoals sollicitatiebrieven en personeels
dossiers te lang te bewaren.'
'Informatie is de levensader van een
onderneming, maar vanuit juridisch
perspectief is het lastig er verantwoord
mee om te gaan. Dat is of wordt een
groot probleem voor bedrijven, met
name voor bedrijven met vestigingen
over heel Europa', zegt Jeroen Strik van
Iron Mountain. 'De huidige tijd, met
massa's aan big data, mondige klanten
en complexe zakelijke omgevingen,
vraagt om een solide bewaarbeleid.'
Geen (h)erkenning
De insteek is duidelijk: bewaren is een
(tijdelijke) last. De gids voor bewaar
termijnen is praktisch/juridisch van aard
en nergens vallen de woorden 'histo
risch belang'. Nu richt Iron Mountain zich
op dynamisch en semi-statisch archief,
maar dat onderscheid vervaagt in de
digitale wereld bij het bedrijfsleven net
zo goed als bij de overheid. Het gaat om
de informatieketen.
Informatie dient een actueel administra
tief en juridisch belang, maar kent ook
een historisch belang, dat groter wordt
naarmate informatie ouder wordt. Het
niet (h)erkennen van het historisch
belang van bedrijfsarchieven is
schadelijk voor ons allemaal. In
geschiedkundig opzicht is de neerslag
van de werking van bedrijven net zo
belangrijk als de neerslag van het
overheidshandelen. Soms laat de
overheid bewust taken aan de markt
over die het eerder zelf uitvoerde
(vervoer, nutsbedrijven) en ook
andersom komt dat voor (banken).
Het niet (h)erkennen
van het historisch belang
van bedrijfsarchieven
is schadelijk voor ons
allemaal.
Identiteit
Wellicht zouden (openbare) archief
instellingen met bedrijven als Iron
Mountain in contact moeten treden over
bewaarmogelijkheden van bedrijfs
archieven na afloop van het
administratief/juridisch belang. Dat zou
recht doen aan het belang van geschie
denis. Ook bedrijven hebben behoefte
aan een geheugen en identiteit. Die
identiteit is zelfs van groot belang in
marketingcampagnes en daarbij gaat de
kost voor de baat uit.
Iron Mountain bemoeit zich overigens af
en toe wel degelijk met geschiedenis,
maar dan gaat het om projecten zoals
het helpen online toegankelijk maken
van papieren, foto's, films et cetera van/
over John F. Kennedy (Boston, 2011). Het
bedrijf is er dus niet ongevoelig voor.
Noten
AHÏKM eüE?-1-
DQMEM' a Ml '■'■SA ORE -
Het 'Archivo di Stato' Romeins overheidsarchief.
monitoren en de verantwoordelijkheid
voor de kwaliteit van gegevens bij
overheden onder te brengen bij
zogenoemde 'chief data officers'
(digitale archivarissen?). Deze staan
naast de verantwoordelijken voor de
IT-governance ('chief information
officers').
De raad acht het noodzakelijk dat de
verschillende overheidslagen nauw
samenwerken om een gedegen,
verantwoorde en werkbare methode
voor de hele overheid te ontwikkelen.
Zonder een gezamenlijke methodiek is
een samenhangende waardering van
keteninformatie vrijwel onmogelijk te
realiseren, terwijl de keteninformati
sering bij de overheid zich juist
voortdurend uitbreidt.2
r
1 Zie: www.erfgoedinspectie.nl en
www.cultuur.nl.
2 Zie voor het volledige advies:
http://www.cultuur.nl/Upload/
Docs/2013/Verzameladvies_3.pdf.
Redactie Archievenblad
nummer 8 2013 19
