r
r
J
Inspectie
Risicobeheersing
Overheid en bedrijfsleven hebben
gemeen dat de meeste informatie op
termijn kan worden vernietigd. Zowel bij
de overheid (selectie en vernietiging)
als bij het bedrijfsleven (bewaar
termijnen) gaat het om risicobeheersing.
Informatiestromen zijn daarbij van
cruciaalbelang. Bij de overheid is er het
risico van informatieverlies met schade
voor de burger en de overheid zelf; bij
het bedrijfsleven ligt het accent op het
te lang bewaren van bijvoorbeeld
privacygevoelige documenten als
sollicitatiebrieven, met kans op boetes
en reputatieschade vanwege de
verscherpte privacywetgeving in Europa.
Er wordt uiteraard ook gerept van
stijgende 'archief- en opslagkosten'.
Bij de overheid is geregeld dat 'het
informatieresidu' (de al dan niet digitale
archieven) terechtkomt in openbare
archiefbewaarplaatsen. De Wet
openbaarheid van bestuur, de Wet
bescherming persoonsgegevens en de
Archiefwet 1995, schrijven voor hoe de
overheid moet omgaan met gegevens
die door haar zijn opgemaakt en
ontvangen. Het bedrijfsleven heeft veel
minder verplichtingen op dit gebied.
Zonder een gezamenlijke
methodiek is een samen
hangende waardering
van keteninformatie
vrijwel onmogelijk te
realiseren, terwijl de
keteninformatisering bij
de overheid zich juist
voortdurend uitbreidt.
Selectie bij de overheid
De overheid moet rekenschap en
verantwoording kunnen afleggen en het
overheidshandelen moet transparant
zijn. Met informatie moet dus zorgvuldig
worden omgegaan. Vernietiging van
voor de recht- en bewijszoekende
burger relevante informatie tast de
rechtszekerheid en het vertrouwen in de
overheid aan. Hoe is het nu gesteld met
het opstellen van ontwerpselectielijsten?
Met de wijziging van de archiefwet
geving per 1 januari 2013 kwam er een
einde aan de advisering (bijna 45 jaar
De raad signaleert zowel positieve
ontwikkelingen als tekortkomingen en
adviseert over noodzakelijke en
wenselijke verbeteringen. Hij is positief
over de productie van selectielijsten, en
vooral over het feit dat veel zelfstandige
bestuursorganen op dat gebied een
grote inhaalslag hebben gemaakt.
De raad plaatst wel een aantal procedu
rele, methodische en inhoudelijke
kanttekeningen bij de, in de genoemde
periode, voorgelegde lijsten en doet
aanbevelingen ter verbetering.1
De overheid denkt volgens de raad niet
goed na over het bewaren en vernietigen
van informatie. Dat kan het vertrouwen
van de burger schaden en de overheid
zelf voor grote problemen stellen.
Getraumatiseerde ex-militairen die deel
uitmaakten van de VN-vredesmacht in
Srebrenica (Dutchbat). Veluwse boeren
van wie de bedrijven zijn geruimd
tijdens de MKZ-crisis. Volwassen
ex-cliënten van Jeugdzorg. Zij en vele
anderen zochten de afgelopen jaren
houvast en bewijs in overheids
archieven, omdat ze moesten weten
hoe hun problemen waren ontstaan en
of daarbij fouten waren gemaakt.
De gegevens die de antwoorden op hun
vragen bevatten, zijn echter niet altijd
meer aanwezig. Dat kan de rechtszeker
heid van burgers en hun vertrouwen in
de overheid schaden. Onvoldoende
doordachte vernietiging kost de
overheid bovendien tijd en geld.
Nonchalant
Het ontbreekt middelgrote
bedrijven in Europa
aan kennis hoe lang zij
hun bedrijfsinformatie
minimaal móéten, maar
ook maximaal mógen
bewaren.
De instelling van dit zogeheten
Strategisch Informatieoverleg (SIO) heeft
een aantal voordelen. Het is goed dat er
een permanent overleg is over selectie
en, in samenhang daarmee, over
aanverwante kwesties zoals digitale
vervanging. De verantwoordelijkheid
van de zorgdrager wordt sterker
aangezet dan voorheen, doordat hij de
verantwoordelijkheid krijgt om het SIO
in te stellen en hier invulling aan te
geven. De rol van de archivaris in het
SIO is onder meer om de historische
waarde van informatie te duiden. Bij
gemeenten en waterschappen zonder
archivaris ontbreekt die deskundigheid.
Nu de wettelijke adviestaak van de Raad
voor Cultuur op dit gebied per 1 januari
2013 is beëindigd, is er geen enkele
instantie meer die deze rol vervult.
De raad pleit ervoor de nieuwe
werkwijze de komende jaren goed te
lang) van de Raad voor Cultuur en zijn
taakvoorgangers over ontwerpselectie-
lijsten. In het onlangs gepubliceerde
verzameladvies Selectie: een kwestie
van waardering, kijkt de raad terug op
de periode 2009-2012 en blikt vooruit
op de toekomst van waardering en
selectie van overheidsarchieven.
Onvoldoende doordachte vernietiging
speelt ook de overheid zelf parten. In
het geval van de trillende kantoortoren
van Rijkswaterstaat moesten, bij gebrek
aan constructietekeningen en technische
gegevens, allerlei bouwkundige
berekeningen opnieuw worden gedaan.
Een overheid die doelmatig wil werken
en miljarden moet bezuinigen, bewijst
zichzelf daarmee een slechte dienst.
Overheden zijn verplicht selectielijsten
op te stellen aan de hand waarvan zij
hun archieven kunnen opschonen.
Overheidsinformatie is belangrijk met
het oog op de democratische controle,
de belangen van individuele burgers en
organisaties en het goed functioneren
van de overheid zelf. Daarom worden er
hoge eisen gesteld aan selectielijsten.
De vernietiging van informatie is immers
onomkeerbaar en verkeerde beslis
singen kunnen grote gevolgen hebben.
De raad constateert dat overheden
nonchalant omgaan met deze verant
woordelijkheid. Zij hebben weinig oog
voor de maatschappelijke, wetenschap
pelijke en historische waarde van
archieven. De recente wetswijziging van
1 januari 2013 geeft overheden juist een
grotere eigen verantwoordelijkheid bij
het opstellen van selectielijsten.
Bestuurders worden geacht zelf een
overleg te organiseren met de verant
woordelijke voor de informatiehuishou
ding binnen hun eigen organisatie, de
betrokken archivaris (indien benoemd)
en een deskundige op het terrein van de
relatie tussen burger en overheid en de
betekenis van overheidsinformatie voor
die relatie.
18 2013 nummer 8
