Wat bewaren we wel en wat niet?
Selectie en vernietiging van
informatie bij overheid en
bedrijven
Inspectie
Marens Engelhard (Stadsarchief Amsterdam) zei het al tijdens de KVAN-dagen: 'De toegevoegde
waarde van ons vak zit in vernietigen.' Op dat gebied hebben we dus kennis, kunde en bevoegdheden.
Wie beslist eigenlijk wanneer over het hoe, wat en waarom? Bij de overheid kennen we allemaal de
(ontwerp)selectielijsten: wat mogen we wanneer vernietigen?
Bewaarkluizen
Sinds 1951 beheert Iron Mountain
wereldwijd miljarden informatiedragers
en documenten, zoals klantdossiers,
bedrijfsadministraties en medische
dossiers. Iron Mountain heeft naar eigen
zeggen meer dan duizend vestigingen
over de hele wereld en beheert 150.000
kilometer archief en 70 miljoen tapes.
Iron Mountain werd opgericht in
De vernietiging van
informatie is immers
onomkeerbaar en
verkeerde beslissingen
kunnen grote gevolgen
hebben.
Livingston, 200 kilometer ten noorden
van New York City, door ondernemer
Herman Knaust. Na WO II hielp Knaust
vele Joodse immigranten zich te
vestigen in de Verenigde Staten. Deze
mensen hadden hun identiteit verloren
omdat hun persoonsgegevens in de
oorlog waren vernietigd. Dat deed
Knaust beseffen hoe belangrijk het is
om informatie te beschermen tegen de
gevolgen van oorlogen en andere
rampen. Knaust opende zijn eerste
'bewaarkluizen' in een oude ijzermijn,
die hij de Iron Mountain noemde. De
eerste klant van Iron Mountain was East
River Savings Bank, die microfilm
kopieën van stortingsbewijzen en
duplicaten van handtekeningkaarten
naar de nieuwe bergkluis bracht. Andere
zakelijke klanten volgden snel, nu
bedrijven zich de noodzaak begonnen te
realiseren van het beschermen van hun
belangrijke dossiers. Inmiddels is er een
ondergrondse opslagruimte in een oude
kalksteenmijn in Pennsylvania. Naar
verluidt heeft Bill Gates daar zijn
beroemde 'Corbis fotografiecollectie'
ondergebracht in een koelcel. Iron
Mountain zit inmiddels voornamelijk
bovengronds. Bij een bedrijf met een
dergelijke omvang konden incidenten
niet uitblijven: tapes met gevoelige
persoonsgegevens raakten zoek
(bijvoorbeeld van Time Warner, 2005)
en bij een brand ging eveneens
gevoelige informatie verloren (Londen,
2006). In Nederland heeft Iron Mountain
8 vestigingen.
Redactie Archievenblad I
Wat het bedrijfsleven betreft, heeft een
grote mondiale beheerder van bedrijfs
archieven, het Amerikaanse Iron
Mountain, onlangs samen met
advocatenkantoor De Brauw Blackstone
Westbroek, een praktische Europese gids
voor bewaartermijnen beschikbaar
gesteld (zie: www.ironmountain.nl/
bewaartermijnen). Bedrijven worstelen
massaal met bewaartermijnen (hoe lang
moeten/mogen we documenten/
gegevens bewaren?), aldus informatie
beheerder Iron Mountain in een op 9 juli
verschenen persbericht.
nummer 8 2013
17
Het bedrijfsarchief van de Italiaanse 'Banco di Napoli' (foto's René Spork).
