Pionieren is kansen creëren
Inrichting van
archiefinspectie in Almere
55*
Inspectie
1
Almere is een relatief jonge stad en dat geldt ook voor het stadsarchief.
Redacteur Fransien Smeets vroeg zich af hoe je in zo'n pioniersfase een archiefinspectie opzet.
Stadsarchivaris Ellis Kreuwels vertelt over ervaringen, kansen en uitdagingen.
'Voor dit laatste heb ik behoorlijk wat
lobbywerk moeten verrichten. In eerste
instantie ten aanzien van mijn eigen
manager. Zij had haar twijfels bij
'inspectie' voor onze pioniersstad. Mijns
inziens is inspectie in een jonge stad van
groot belang en dus zette ik zo zwaar
mogelijk in qua inschaling. Ik nam haar
mee naar inspecteurs in onder andere
Utrecht om het cruciale belang van deze
functie helder te maken. Dankzij onder
andere de verhalen van Jeroen van Oss
en de provinciale archiefinspecteur, lukte
deze missie goed.
Vervolgens kwam er bij de wervings
procedure een kink in de kabel. Van de
zijde van de afdeling Documentaire
Informatie Voorziening (DIV) werd
protest aangetekend tegen de
rolbeschrijving. Ik had mijn best gedaan
om de 'akelige' en mogelijk bedrei
gende inspectiefunctie vriendelijk te
presenteren en had daarbij redelijk vaak
de term 'advies' gebruikt. Dit bleek juist
een bezwaar te zijn. DIV hechtte aan
haar regiefunctie en wilde er geen
misverstand over laten bestaan dat zij
het primaat had over advies met
betrekking tot informatie.
Uiteindelijk werd het woord 'advies' wel
gebruikt in de functiebeschrijving van de
archiefinspecteur. Het gold echter enkel
en alleen voor het advies zoals dat zou
voortkomen uit de wettelijk bepaalde
inspectie. Het feit dat de collega van
Human Resource Management (HRM)
die verantwoordelijk was voor de
inschaling, affiniteit had met archief
werk en genealogie als hobby had,
heeft ons zeker geholpen. Ik was hem
dankbaar dat hij geen enkele moeite
had actief deel te nemen aan de
gesprekken die we over dit onderwerp
hebben gevoerd. Uiteindelijk was mijn
eerste voorstel voor inschaling na bijna
een jaar discussie geen punt van
gesprek meer.'
Op zoek naar een duizendpoot
Almere heeft een geschikte archief
inspecteur gevonden in de persoon van
Frans Smit. Hij heeft inmiddels een
goede aanzet gedaan. Zo heeft hij, zelf
of samen met collega's, een aantal
instrumenten ontwikkeld die helpen om
inspecties eenduidig uit te kunnen
voeren. Daarnaast zat hij in de redactie
van het S@P-jaarboek 'Inspectie'.
De toekomst
Fransien Smeets I
'In 2002 ben ik als eerste stadsarchivaris
in Almere aangesteld en legde ik samen
met een assistente de basis voor het
archief van deze new town. We hadden
slechts een klein budget tot onze
beschikking dat we onder andere voor
inhuur konden gebruiken. Na 5 jaar
pionieren kwamen er meer middelen
beschikbaar, waardoor er ruimte
ontstond voor professionele uitbreiding
op het terrein van inspectie.'
'De zoektocht naar een inspecteur die
capabel en genegen was de nieuwe
pioniersfunctie op zich te nemen, was
de volgende uitdaging. Het betrof een
nieuwe functie in een nieuwe stad en
bij een piepjong stadsarchief. Het moest
een flexibele medewerker worden.
Iemand die op strategisch niveau kon
opereren, maar die ook operationeel
collega's kon helpen het informatie
beheer in de goede richting te ontwik
kelen, en alles wat zich daar tussenin
bevond. Behalve archivaris en inspecteur
diende het een strateeg, verbinder,
kenniswerker en adviseur te zijn...
Wat betreft kennisgebieden verwacht ik
van een inspecteur dat hij of zij 'alles'
van archieven weet, en een idee heeft
wat technologie voor informatiebeheer
betekent en voor organisaties als
zodanig. Omdat bij mijn weten nog geen
opleiding al deze elementen in zich
verenigt, hoopten we dat we iemand
konden vinden die door de combinatie
De entree van het stadhuis van Almere foto
Stadsarchief Almere).
van ervaring en opleiding in staat zou
zijn de archiefinspectie van Almere op te
zetten.
'Een van de zaken waarover we in
Almere blij zijn en die door de invloed
van de inspecteur tot stand zijn
gekomen, is het programma 'Informatie
op Orde'. Dat programma heeft, zoals de
naam al zegt, tot doel dat de informatie
in het concern op orde gaat komen.
Op dit moment zijn we met de directie
in gesprek, met als insteek dat het niet
wijs zou zijn het programma na twee
jaar te stoppen. De signalen zijn positief,
de moeite en investering zullen voor
een volgende periode van waarschijnlijk
weer twee jaar stevig gecontinueerd
kunnen worden.'
Fransien Smeets redacteur Archieven
blad en collectiebeheerder Gemeente
archief Weert.
16 2013 nummer 8
