Inspectie
functionaris 'gemeentearchivaris', die
niet alleen het erfgoed beheert maar er
ook op toeziet dat er nog bruikbaar
toekomstig erfgoed bijkomt.
Een mogelijk gevolg van de wijzigingen
voor het vakgebied kan zijn dat de
verschillende rollen van de archivaris
zullen resulteren in volledig van elkaar
gescheiden functies. Zo zou de toezicht
houdende rol in horizontaal opzicht
volledig op kunnen gaan in de
bestaande control- en auditorganisatie.
Dan zal het vakgebied niet meer
gekoppeld zijn aan alleen de functie
'archivaris', maar verspreid raken over
verschillende functies binnen overheids
organisaties. Met alle kansen en
bedreigingen van dien. Deze zullen
archiefprofessionals zelf moeten
onderkennen en ondervangen.'
'Tegenwoordig worden inderdaad
laptops mee naar huis genomen.
Vroeger nam men de papieren dossiers
mee, tegenwoordig een usb-stick. Ik ken
zelfs voorbeelden van werkkamers van
ambtenaren thuis die heel goed voor
een dependance van de DIV-afdeling
door kunnen gaan. Maar de ambtenaren
die dossiers, laptops en usb-sticks mee
naar huis nemen, zijn zich over het
algemeen bewust van de risico's. Ik
maak me meer zorgen over het gebruik
van publieke cloud-oplossingen
(Dropbox, Google Drive, SkyDrive) voor
archiefstukken (waaronder privacy
gevoelige gegevens of vertrouwelijke
bedrijfsinformatie), zonder dat de risico's
van het gebruik van deze oplossingen
goed worden afgewogen. Persoonlijk
vind ik dat dit niet kan en ik zou graag
(ook voor de lokale overheid) het
gebruik van private cloud verplicht
willen stellen.
Een ander onderschat risico betreft het
archiefbeheer bij uitbesteed werk.
Het komt regelmatig voor dat overheids
organisaties publieke taken uitbesteden
aan private partijen. Men realiseert zich
onvoldoende dat de overheid, ook als
het werk wordt uitbesteed, wel
zorgdrager blijft. En dus op zijn minst in
de uitbestedingsovereenkomst bepa
lingen over archiefbeheer moet
opnemen, inclusief de mogelijkheid tot
controle. Dit is in de meeste gemeenten
niet of onvoldoende geregeld.'
Noten
'Persoonlijk geloof ik niet in de werking
van sancties als het gaat om 'taakver-
waarlozing' bij archiefbeheer. Dat leert
het verleden wel. GS heeft deze sancties
wel, maar is nooit verder gekomen dan
dreigen en dat alleen nog in een
beperkt aantal gevallen. Ten behoeve
van het horizontale toezicht kun je je
beter opstellen als een 'internal auditor'
die in een onafhankelijke positie het
management of het college aanvullende
zekerheid verschaft, door het toetsen
van de feitelijke kwaliteit van beheer
sing en door het geven van feedback.
Ik heb zelf de ervaring dat dit heel
positief werkt en dat de tekortkomingen
dan worden aangepakt.'
'Als archiefinspecteur moet je de taal
spreken van de mensen die de taken
uitvoeren of die verantwoordelijk zijn
voor de zaken waarop je toezicht houdt.
Communicatie is ontzettend belangrijk.
Of het nu DIV'ers, ICT'ers of managers
zijn. Overigens is het vermijden van
jargon zeker niet synoniem met
jip-en-janneketaal.'
Is samengaan van de archiefinspectie
met bijvoorbeeld de accountantsdienst
in één 'auditdienst' een mogelijkheid
die voortvloeit uit de ontwikkelde
aanpak? Is dat volgens u mogelijk en
wenselijk?
'Ik neem aan dat met 'de accountants
dienst' een van de mogelijkheden
bedoeld wordt? De meeste gemeenten
(misschien uitgezonderd de hele grote)
hebben hun accountantsdienst al meer
dan 10 jaar geleden geprivatiseerd. Op
dit moment kent de Archiefwet nog de
mee naar huis) en kwesties rond
openbaarheid, auteursrecht en privacy
stellen niet alleen archiefvormers en
archivarissen voor problemen; de
gemiddelde archiefinspecteur zal zich
ook wel even achter de oren krabben
Hoe kijkt u aan tegen deze
problematiek
'Men realiseert zich onvoldoende dat de
overheid, ook als het werk wordt uitbesteed,
wel zorgdrager blijft' (foto Sjoerd Knibbeler).
Archiefinspecteurs zijn niet langer de
schoolmeesters van vroeger, die je
bestraffend of belerend toespreken.
De archiefinspecteur van nu is een
veldwerker die de route uitstippelt die
de manager/archiefvormer heeft te
gaan en daarbij in heldere taal wijst op
mogelijke valkuilen, zonder er zelf in te
vallen. Een zwaar beroep? Ach, dat valt
best mee, als de manager maar luistert
(lezen doen ze sowieso niet).
1 Driessen, A.J.G., Molenkamp, A.,
Internal Auditing. Een managementkun-
dige benadering (Deventer, 2008).
René Spork hoofdredacteur Archieven
blad en projectleider bij het Stadsarchief
Rotterdam.
nummer 8 2013 11
