Het Kwaliteitsmodel Inspectie van BRAIN
Inspectie
In 2011 werd een procesmodel ontwikkeld voor het inrichten van een archiefinspectieproces, met
name bij gemeenten. De afgelopen twee jaar heeft een werkgroep daarvoor noeste arbeid verricht.
Tijd voor een update.
Het Kwaliteitsmodel Inspectie beoogt de
kwaliteit en uniformiteit van de
gemeentelijke archiefinspectie in
Nederland te verhogen. Het model dient
als 'kapstok', stap voor stap opgetuigd
met instrumenten als normensets,
analysemodellen, monitors, checklists,
vragenlijsten, procedures, rapport
indelingen, presentatievormen enzo
voorts.
De grondleggers/actieve bevorderaars
van dit model zijn: Annemieke Adema,
Jan Beens, Arnoud Glaudemans, Jeroen
van Oss, Frans Smit, Marius Jansen, Bas
de Groot en Stinie Francke. Hoofdredac
teur René Spork sprak met de Nijmeegse
gemeentearchivaris Jan Beens over de
stand van zaken anno 2013.
In 2011 is een procesmodel voor het
inrichten van een archiefinspectieproces
ontwikkeld. Dit zou de kwaliteit en
uniformiteit van de gemeentelijke
archiefinspectie in Nederland verhogen.
Vindt u anno 2013 dat dit is gelukt?
Wat is er bereikt?
'De werkgroep heeft veel werk verzet.
Het procesmodel is geleend uit het
handboek Internal Auditing1 en
aangepast door de werkgroep. Bij de
verschillende stadia van het proces
model zijn 'tools' en 'best practices'
verzameld. Deze worden momenteel
gerubriceerd en indien nodig van een
toelichting voorzien. Het is de bedoeling
dat de eerste set tools en best practices
wordt gepresenteerd tijdens de Dag van
de Inspectie het komende najaar. Ik zeg
met opzet 'de eerste set', omdat het de
bedoeling is dat de tools vanuit
'het veld' worden aangevuld en
onderhouden. Op dit moment is de
werkgroep nog in de fase van het zaaien.
Vanaf 2014 hopen we te gaan oogsten.'
De opstellers hebben ervoor gekozen
om archiefinspectie onderdeel te laten
zijn van het kwaliteitssysteem van een
organisatie. Zij nemen afstand van de
traditionele methoden van inspectie
waarbij het constateren van feitelijk
heden en fouten met behulp van
checklists centraal staat. Geheel in stijl
van de Grote Roerganger Mao: u geeft
de manager geen vis maar een hengel.
En wat nu, vangt de manager bot?
'Het spreekwoord van de vis en de
hengel zal ongetwijfeld door Mao
gebruikt zijn, maar het is al veel ouder.
Het grappige is dat meestal de laatste
zin van het oorspronkelijke gezegde
wordt weggelaten. Deze luidt: 'Leer een
mens denken en hij eet niet elke dag
hetzelfde
Dat is hier ook van toepassing: het
constateren van feitelijkheden en fouten
(aan de hand van checklists) zonder te
wijzen op de consequenties van zaken
die het management aangaan, leidt in
de meest gunstige gevallen tot 'passive
compliance' en daar zit niemand op te
wachten. Door de inspectie onderdeel te
maken van het kwaliteitssysteem,
bijvoorbeeld als een 'Third Line of
Defence', kun je het management
duidelijk maken in welke mate de
organisatie 'in control' is en welke
beheersmaatregelen er zouden moeten
worden getroffen. Hiervoor is een scala
aan methoden en middelen beschikbaar,
De rapportage is het eindproduct van
de inspectie, waarin alle voorberei
dingen en onderzoek samenkomen.
Het moet informatief, overtuigend en
activerend zijn. De gemeentelijke
archiefinspectie kan immers niet leunen
op sanctiemogelijkheden. Schuilt in dat
laatste uiteindelijk niet de zwakte van
inspectie, hoe je het ook aanpakt?
zodat zo nodig maatwerk geleverd kan
worden. Daar kan de manager iets
mee.'
Jan Beens: 'Als archiefinspecteur moet je de
taal spreken van de mensen die de taken
uitvoeren of die verantwoordelijk zijn voor de
zaken waarop je toezicht houdt' (foto part.
coll.).
10
2013 nummer 8
