archive,
Voert Caroline het uploaden van de
inventarissen met de hand uit, in het
Dashboard kan ook worden ingesteld de
archiefinventarissen door het portaal te
laten ophalen met behulp van Open
Archives Initiative Protocol for Metadata
Harvesting (OAI-PMH). Wijzigingen in de
archiefinventarissen worden dan via de
website van de archiefdienst geautoma
tiseerd doorgestuurd. Walther Hasselo
(Leiden): 'Ik heb ervoor gekozen om
Archives Portal te vullen via het dashboard
in combinatie met een harvesting via
OAI-PMH uit ons gegevensmagazijn.
Harvesting en verwerking liep soepel,
alle 771 inventarissen zijn nu beschikbaar.'
De DPT gebruikt hij dus niet.
Aanloopproblemen
Anderen hadden meer moeite. Etienne
van den Hombergh: 'Sommige functio
naliteiten worden door het gemeentelijk
netwerk niet gefaciliteerd. Zo draait de
tool via Java niet - of als ie draait, dan is
ie niet stabiel. En hier knap ik wel wat
af: ben ik nou een archivaris die zich
eigenlijk alleen met inhoud, structuren
Optimisme
Indien afgesproken, kan hij het inlezen
voor een archiefdienst uitvoeren. Maar
archiefdiensten kunnen dit ook zelf-
Meedoen via archieven.nl
Ook archiefdiensten die hun inventarissen
beschikbaar stellen via archieven.nl
kunnen eenvoudig meedoen aan het
Archives Portal Europe. Klanten van
De Ree Archiefsystemen zijn benaderd
met de vraag of zij toestemming geven
om hun archiefinventarissen (ook)
beschikbaar te hebben in het portaal.
Indien dat het geval is, wordt het
materiaal uit archieven.nl in EAD-formaat
met behulp van OAI-PMH naar het portaal
geüpload. Op dit moment (midden juli
2013) zitten er zo'n 34.000 toegangen
van 27 instellingen uit archieven.nl in het
portaal. Uiteindelijk zullen er zo'n 41.000
toegangen van 39 instellingen worden
ingelezen (planning september 2013).
PÖKUlEWDPt
APEx-conferentie, Dublin 2013 (foto's Wim van
Dongen).
enkele punten niet valide waren, zouden
hierbij sommige onderdelen van de
uiteindelijke inventaris niet zichtbaar
zijn. Het opsporen en verhelpen hiervan
is niet eenvoudig, maar vanwege de
uitstekende hulp van het Nationaal
Archief hierbij was dat geen probleem.
Het uploaden van de inventarissen naar
het Dashboard van het Archieven Portaal
werkt heel intuïtief. Het invoeren van
een archievenoverzicht is vrij omslachtig,
maar op dat punt wordt gewerkt aan
een verbeterde versie.'
en dienstverlening moet bezighouden of
wordt er ook nog wat technische bagage
van mij verwacht?' Of de problemen zijn
te wijten aan de tool of de gemeente
lijke infrastructuur valt nog te bezien.
Wim van Dongen: 'Het feit dat de DPT
niet binnen de Zutphense netwerkom
geving draait, is een heel specifiek geval
waar ik nog eens in ga duiken. De tool
wordt uitgebreid gebruikt in heel Europa
op diverse stand-alone computers en
platforms (Windows, Apple, Linux) en
van de nieuwste versies van deze tool
heb ik alleen vanuit Zutphen over een
hang-up gehoord.'
Ook Erik Visscher is er nog niet helemaal
uitgekomen: 'Wim van Dongen had
enkele fouten in onze toegangen gecon
stateerd. Die heb ik geprobeerd zelf te
begrijpen, maar daar kwam ik nog niet
uit. We hebben nu een aantal toegangen
klaar om toe te voegen. Ik was er nog
niet aan toe gekomen om dat te doen,
maar nu ik er even voor ging zitten, ging
het heel vlot.'
Het antwoord op de vraag van Etienne
van den Hombergh - 'Wordt er ook
technische bagage van me verwacht?' -
is dus: nee. De country manager is
aangesteld om archiefdiensten juist
daarbij te ondersteunen. En zijn hulp
vaardigheid wordt breed geroemd.
standig doen, bij voorkeur geautoma
tiseerd. Etienne van den Hombergh:
'De techniek wordt aan de beheerskant
gladgestreken, zowel van de kant van
APE als van RAZ. Ik zie dat met veel
optimisme tegemoet.' Caroline de Hart:
'Onze ervaringen met het Archieven-
portaal zijn erg positief.'
Ivo Zandhuis zelfstandig adviseur
digitale toegankelijkheid van culturele
informatie en redacteur van het
Archievenblad.
Met dank aan: Wim van Dongen, Etienne
van den Hombergh, Erik Visscher, Caroline
de Hart, Walther Hasselo, Albert Zuurbier.
Country managers
werden tijdens de APEx-
conferentie speciaal
getraind in het
begeleiden van
archiefdiensten bij het
aanleveren van
archiefbeschrijvingen.
nummer 7 2013 33
